4SELLERS ELEMENTS als Cloud-Software entwickelt sich jeden Tag weiter. Auf dieser Seite möchten wir dir einen Überblick über alle Fortschritte und Entwicklungen geben.
Ab sofort stellt Elements eine Aktion bereit, die es mit einer individuellen Entwicklung ermöglicht, euer Dokumentenmanagementsystem zu integrieren. Dabei können sowohl Belege im DMS abgelegt als auch aus dem DMS angezeigt werden.
Greife auf das DMS zu
Wenn in eurem Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz ist, dann kann es auch sein, dass unter bestimmten Umständen, Verkaufsbelege in verschiedenen Versionen abgelegt werden. Das erhöht die Transparenz sowie die Nachvollziehbarkeit.
Ab sofort kannst du mit Hilfe einer individuellen Integration verschiedene Versionen von Verkaufsbelegen in Elements anzeigen lassen. Zudem kannst du darüber auch steuern, ob neue Verkaufsbelege automatisch als Versionen in eurem DMS hinterlegt werden. All das ist mit der neuen „DMS-Beleg-Aktion“ möglich. Details dazu findest du wie gewohnt in der Dokumentation der Aktionen.
Als Administrator steht dir die neue Funktionsberechtigung „DMS – Neue Versionen manuell erstellen“ zur Verfügung. Hat ein Benutzer diese Berechtigung, so wird er beim Speichern eines Verkaufsbelegs gefragt, ob dieser Beleg als neue Version im DMS gespeichert werden soll. Selbstverständlich muss dafür dein DMS mit Hilfe der „DMS-Beleg-Aktion“ individuell integriert und entsprechend aktiv sowie für die Benutzergruppe freigegeben sein.
Stehen zu einem Verkaufsbeleg verschiedene Versionen zur Verfügung, so können diese mit Hilfe einer individuellen Integration direkt beim Beleg ein Verlaufssymbol angezeigt werden. Klickst du direkt auf den Beleg, so wird die „DMS-Beleg-Aktion“ aktiv und fragt die aktuellste Version ab. Klickst du hingegen auf das Verlaufssymbol, so werden mit Hilfe der Integration eures DMS alle Versionen ermittelt, die zur Verfügung stehen sollen. Diese werden angezeigt und du kannst die gewünschte Version auswählen.
Versionen werden nur genutzt, wenn in der Administration euer DMS individuell integriert worden, die entsprechende Aktion aktiviert worden ist und die Daten abgerufen werden. Andernfalls wird wie gewohnt der Verkaufsbeleg direkt von der Sage 100 beim Abruf mit den aktuellen Daten generiert.
In dieser Version findest du einige Funktionen, die dir bestimmt den Alltag erleichtern werden.
Denn ab sofort kannst du – aber auch eure Kunden – Bestellungen und Angebote sowie einzelne Positionen daraus direkt in einen Warenkorb übernehmen und somit zum Beispiel zum schnellen Nachbestellen nutzen.
Als neue Komfortfunktion werden Artikel mit der Menge 0 zudem beim Abschluss eines Warenkorbs direkt darauf entfernt.
Und nun werden wirklich alle Zahlungskonditionen eurer Kunden auch 1:1 in Warenkörbe, Angebote und Bestellungen übernommen.
Und dank eurer stetigen Rückmeldungen haben wir noch die Bearbeitung von Steuerangaben sowie des Kundenmatchcodes erweitert.
Wiederhole „alte“ Bestellungen
Wenn du viele Bestandskunden hast, dann kommt es wahrscheinlich immer wieder vor, dass diese in der Vergangenheit getätigte Bestellung erneut durchführen wollen. Das kannst du bislang ohne großen Aufwand machen, indem du diese alte Bestellung kopierst und erneut an das ERP-System übergibst.
Nun aber können das eure Kunden im B2B-Portal selbst machen!
Dazu können sie in ihrem Dashboard einfach die gewünschte Bestellung mit der rechten Maustaste anklicken und diese einem neuen Warenkorb hinzufügen. Daraufhin werden alle Artikel, die in der Bestellung enthalten und noch verkaufsfähig sind in der damals bestellten Menge jedoch mit den aktuell gültigen Konditionen in den Warenkorb übernommen. Ab dann kann der Kunde selbst den Warenkorb als Bestellung an dich übergeben.
Und damit ist es noch nicht genug! Denn dein Kunde kann auch andere Bestellungen – oder auch nur einzelne, bereits einmal bestellte Artikel – zu einem bestehenden Warenkorb hinzufügen. So kann er sich eine neue Bestellung oder Preisanfrage aus seinen historischen Bestellungen zusammenstellen.
Selbstverständlich werden die Konditionen der hinzugefügten Artikel aktualisiert. Es wird lediglich die Bestellmenge sowie deren Einheit übernommen. Preise, Rabatte und alle anderen Konditionen werden gemäß der dem Kunden zugrundeliegenden Konditionen aktualisiert.
Die Möglichkeit, Bestellungen und bereits bestellte Artikel einzeln in einem Warenkorb zu sammeln, bietet auch dir im Commerce Cockpit mehr Möglichkeiten als das „einfache“ Kopieren einer Bestellung. Denn du kannst neue Bestellungen aus historischen Bestelldaten zusammenstellen und sicher sein, dass die aktuellen Konditionen des Kunden berücksichtigt werden.
Im Warenkorb werden Positionen automatisch entfernt
Das passiert selbstverständlich nur unter bestimmten Bedingungen! Nämlich dann, wenn im Warenkorb Positionen mit der Menge 0 enthalten sind.
Empfehle deinen Kunden doch die Warenkorbvorlagen im B2B-Portal zu nutzen. Füge dazu einfach die gewünschten Artikel mit der Menge 0 in die Vorlage ein. Sobald dein Kunde nun die Vorlage in den Warenkorb übernimmt, kann er bei ausgewählten Artikeln die gewünschte Bestellmenge eingeben. Sobald er den Warenkorb als Bestellung übergibt, werden die Positionen, bei denen er keine Menge angegeben hat, aus dem Warenkorb – also auch aus der Bestellung – entfernt.
Arbeitet man viel mit Bestandskunden zusammen, die immer wieder bestellen, dann werden häufig individuelle Zahlungskonditionen vereinbart. Diese Zahlungskonditionen sollen dann in den meisten Fällen auch für Angebote und Bestellungen wirksam sein.
Ist bei einem Kunden eine feste Zahlungskondition hinterlegt, die zentral im ERP-System verwaltet wird, so wird schon seit Langem die Zahlungsart „Kundenstamm“ in ein Angebot oder eine Bestellung übernommen.
Nun werden aber auch Zahlungskonditionen in Angebote oder Bestellungen übernommen, die nach den zur Verfügung stehenden Skonto- und Nettobedingungen individualisiert worden sind. In diesem Fall wird ebenfalls die Zahlungsart „Kundenstamm“ aktiviert. Die Zahlungsbedingungen kann man mit einem Klick auf „Individuell“ einsehen und auch für diesen Fall verändern. Die Änderungen wirken sich natürlich nicht auf die in den Stammdaten hinterlegten Zahlungskonditionen aus.
In der Sage 100 kann man aber auch Zahlungskonditionen hinterlegen, die auf einem individuellen, Regelwerk basieren. Auch diese Zahlungskonditionen werden in ein Angebot oder eine Bestellung übernommen. Allerdings kann man hier mit einem Klick auf „Individuell“ weder das konkrete Regelwerk einsehen noch anpassen. Diese Funktion wird in Elements nicht unterstützt.
Du kannst dir sicher sein, dass alle bei einem Kunden hinterlegten Zahlungskonditionen auf jeden Fall in ein Angebot oder eine Bestellung übernommen werden – selbst wenn man diejenigen mit einem Regelwerk nicht in Elements anpassen kann.
So werden auch Bestellungen, die eure Kunden im B2B-Portal anlegen korrekt im ERP-System hinterlegt.
Sobald ihr Ware in der EU versendet, müssen die korrekten Steuerangaben in der Bestellung hinterlegt werden. Dabei sind die Vorgaben bei privaten Endkunden anders als bei gewerblichen Kunden. Ist bei privaten Endkunden die Angabe einer USt-Id-Nr. nicht notwendig und die Besteuerung abhängig vom Bestimmungsland, so ist das bei gewerblichen Kunden etwas komplexer.
Denn bei gewerblichen Kunden hat man unter bestimmten Bedingungen die Wahl, ob man die Steuerangeben des Auftraggebers oder des Bestimmungslandes hinterlegt.
In Elements werden nun – basierend auf den Angaben in den Stammdaten – gültige Steuerangaben vorgeschlagen. Diese können auch noch manuell geändert werden.
Neu ist, dass du das EU-Land selbst ändern kannst. So kannst du auch Steuerangaben hinterlegen, die Elements nicht vornehmen würde.
Bislang hat Elements den Matchcode eines Kunden gemäß der Vorgaben der Sage 100 automatisch ermittelt und aktualisiert.
Sollte es bei euch eine eigene Regelung für den Aufbau des Matchcodes geben, so kannst du nun den Kundenmatchcode in der Detailansicht anpassen.
Sobald einer der „Standard-Bestandteile“ (Name 1 oder Ort) in Elements geändert wird, setzt Elements den Kundenmatchcode gemäß der Vorgabe der Sage 100 automatisch zusammen.
Damit deine Änderungen also in der Sage 100 gespeichert werden, darfst du nach deiner Änderung die Inhalte der beiden Felder nicht mehr ändern.
Lange gewünscht wurde immer wieder die Möglichkeit, Listen nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Das ist ab sofort möglich – probiere es doch gleich einmal aus!
Selbstverständlich haben wir noch weitere Funktionen integriert, die dich noch mehr in deiner täglichen Arbeit unterstützen sollen.
Sortiere Listen nach mehreren Kriterien
Rufst Du eine Liste mit Bestellungen, Artikeln oder Kontakten auf, so kannst du diese nun auch anhand mehrerer Kriterien sortieren.
Klicke dazu einfach oben rechts auf das Feld mit der Sortierung. Bei einer neuen Suche werden die Daten zuerst einmal nach „Relevanz“ sortiert. Nun kannst du entweder in der Liste bis nach unten scrollen oder den Suchbegriff mit einem Doppelklick markieren und beginnen, „benutzerdefiniert“ zu schreiben. Daraufhin wird die Auswahl reduziert und du kannst den Eintrag „Benutzerdefiniertes Sortieren“ anklicken.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem du zuerst nach dem ersten Feld sortieren kannst. Rufe es in der Auswahl auf und lege dann die Sortierreihenfolge fest. Füge dann so viele Sortierkriterien hinzu, wie du möchtest. Achte dabei darauf, dass du bei jedem Kriterium die Sortierung auswählst.
Übernimmst du die Sortierung, so erscheinen die Datensätze in der von dir definierten Reihenfolge. Du kannst oben in der Navigation sehen, dass „Benutzerdefiniertes Sortieren“ ausgewählt ist.
Möchtest du nun etwas an der Sortierung anpassen, kannst du erneut die Auswahl „Benutzerdefiniertes Sortieren“ auswählen und die Angaben im Dialog anpassen.
Wie immer werden die angezeigten Daten unabhängig von der Kachel- oder der Tabellenansicht sortiert.
Immer wieder ist es für eine bessere Übersicht notwendig, Filter zu setzen. Man kann dann die gewünschten Filter anpassen, um die Ansicht zu modifizieren. Das geht nun noch schneller, indem du einfach direkt auf den betreffenden Filter klickst. Die Ansicht der Filter wird aufgerufen und der angeklickte Filter wird aktiv markiert. So kannst du schnell den Filter anpassen.
Zu Beginn des letzten Jahres haben wir die Kachelansicht für alle Entitäten eingeführt. Bereits damals haben wir darauf hingewiesen, dass z. B. Kunden mit einem Hinweis-Icon und einem entsprechenden Text versehen werden, wenn dieser relevant ist (s. hier).
Diesen Hinweis kann man nun nicht mehr allein beim Mouseover über den Tag sehen, sondern auch im Kopfbereich der Schnellansicht. Somit ist er nun deutlich präsenter und man kriegt einen schnellen Überblick über „Besonderheiten“ in Kunden, Angeboten oder Bestellungen.
Diese Bestellung ist abgeschlossen und es wurde nicht die komplette Bestellmenge geliefert.
Bei dieser Bestellung wiederum wurde bislang nur ein Teil der Bestellmenge geliefert und es stehen noch Lieferungen aus.
Dieser Kunde hat aktuell eine Liefersperre. Das weitere Vorgehen muss also mit den internen Richtlinien abgestimmt sein.
Durch die Integration der Ansprechpartner als vollwertige Kontakte ist die Suche und Handhabung deutlich verbessert worden. Nun stehen dir auch bei den Ansprechpartnern, die in Mails, im Warenkorb oder in einer Bestellung ausgewählt sind, alle Optionen zur Verfügung.
Dazu musst du einfach das Dreipunktmenü neben dem Ansprechpartner anklicken und dir steht das bereits aus den Stammdaten bekannte Menü zur Verfügung.
Auch mit dem Blick auf die Vorgaben und Individualisierungen, die du als Administrator vornehmen kannst, bietet dir die neue Version neue Möglichkeiten.
Bestimme exakt, welche Kontakte jemand sehen darf
Mit den neuen Kontakttypen Adresse, Interessent, Lieferant und Ansprechpartner stehen nun seit einiger Zeit alle möglichen Kontakte neben den Kunden in Elements zur Verfügung.
Ab sofort kannst du nun noch genauer festlegen, welche Kontakte die Mitglieder einer Benutzergruppe sehen dürfen. Dazu kannst du die Leseeinschränkungen der Entität „Kontakte“ für jeden Kontakttyp gezielt festlegen.
Zudem kannst du pro Kontakttyp die Funktion „{Kontakttyp} anzeigen“ de-/aktivieren. So kannst du noch genauer steuern, welche Kontakte deine Kolleginnen und Kollegen sehen können.
Mit der neuen Funktion „Lieferant anzeigen“ ist die bisherige Funktion „Zugriff auf Lieferanten“ obsolet.
Dank eurer Rückmeldungen haben wir die Option, Stücklisten und deren Bestandteile auszublenden, optimiert.
Hast Du die Funktion „Handelsstücklisten und Bestandteile ausweisen“ oder „Produktionsstücklisten und Bestandteile ausweisen“ in den Berechtigungen der Entität „Artikel“ deaktiviert, dann hat das folgende Auswirkungen auf die Anzeigen in Elements:
Stücklisten werden nicht mehr als „Set“ sondern als „Artikel“ ausgewiesen. Damit ist es nicht mehr möglich zu sehen, dass der Artikel sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammensetzt.
In der Schnellansicht einer Stückliste werden nicht mehr die „Set-Bestandteile“ ausgewiesen.
Auch bei Artikeln, die Bestandteile von Stücklisten sind, wird nicht mehr der Tag „Set“ aktiv dargestellt. Zudem wird in deren Schnellansicht auch nicht mehr der Bereich „Set“ angezeigt. So kann der Benutzer oder Kunde nicht mehr von einem Artikel auf Stücklisten zugreifen.
Nutze benutzerdefinierte Felder bei Artikelvarianten
Ihr nutzt Artikelvarianten und in diesem Zuge auch die benutzerdefinierten Felder der Sage 100? Und du möchtest diese Inhalte auch in Elements zur Verfügung stellen? Dann kannst du nun ein solches „Standard-Userfeld“ als Custom-Feld verknüpfen und in Elements bei den Artikeln darstellen.
Deine Artikelvarianten unterscheiden sich nicht nur in Größe und Farbe sondern dadurch auch in der Textur. Du hast in der Sage 100 daher das Feld „Textur“ bei Artikelvarianten eingerichtet.
Du kannst in Elements nun das Custom-Feld Textur anlegen und damit das „Standard-Userfeld“ Textur verknüpfen. Abschließend bindest du das Feld in der gewünschten Benutzergruppe als Vorgabe in der Kachel Artikel ein.
