Hier kannst du deine Kollegen als Benutzer für Elements anlegen.
Sobald du den Benutzer aktivierst und deine Änderungen speicherst, erhält der Benutzer eine Willkommens-E-Mail. Diese enthält den Link zu Elements sowie einen Link zum Erstellen eines neuen Passworts.
In der Liste der Benutzer kannst du alle Benutzer sehen und wie gewohnt die Liste filtern. Du siehst anhand des Symbols neben dem Benutzer dessen Status in Elements.
Ein Benutzer ist verfügbar, wenn er aktuell Elements im Browser aufgerufen hat und innerhalb der letzten 5 Minuten dort auch gearbeitet hat. Du siehst ein grünes Symbol neben dem Listeneintrag.
Ein Benutzer ist aktuell in Elements angemeldet, hat aber in den letzten 5 Minuten nichts darin gemacht. Du siehst ein orangenes Symbol neben dem Listeneintrag, da er aktuell abwesend ist.
Ist ein Benutzer aktuell nicht in Elements angemeldet, so ist er offline und du siehst ein graues Symbol neben dem Listeneintrag.
Grundlagen verwalten
Die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse ist verpflichtend. Sie wird benötigt, damit der Benutzer sein Passwort zurücksetzen kann. Aus diesem Grund muss die E-Mail-Adresse eindeutig sein. Du kannst hier keine allgemeingültige E-Mail-Adresse hinterlegen, z. B. info@xy.com.
Daneben wird die E-Mail-Adresse als Absender vorbelegt, wenn du Dateien per E-Mail versenden möchtest.
Sprache für die Oberfläche
Hier kannst du eingeben, in welcher Sprache der Benutzer Elements nutzen soll. Sobald er sich anmeldet, wird dem Benutzer die Oberfläche von Elements in der Sprache angezeigt.
Der Inhalt der Daten ist nicht übersetzt, außer er wurde im ERP-System übersetzt bzw. kann im ERP-System übersetzt werden.
Benutzer
Sobald eine Bestellung oder ein Angebot in Elements angelegt und an das ERP-System übergeben wird, wird der standardisierte Benutzer „ElementsAppServer“ als Bearbeiter des Belegs im ERP-System hinterlegt. Wenn du möchtest, dass Bestellungen und Angebote, die der Benutzer in Elements anlegt, mit einem bestimmten Benutzer im ERP-System angelegt werden, so wähle aus der Auswahl den gewünschten Benutzer aus.
In der Auswahl stehen alle Benutzer, die in der Datenbank zur Verfügung stehen. Du kannst im Falle von Sage in dessen Administrator nachsehen, mit welchem Benutzernamen der Benutzer angelegt ist.
Vertreter
Wenn du möchtest, dass Bestellungen und Angebote, die der Benutzer in Elements anlegt mit einem bestimmten Vertreter im ERP-System angelegt werden, so wähle aus der Auswahl den gewünschten Vertreter aus.
Um Manipulationen vorzubeugen, kannst du zusätzlich in der entsprechenden Benutzergruppe die Update-Berechtigung auf das Property „Vertreter“ (in der Entität „Angebot“ und „Bestellung“) entziehen. Dann kann der Benutzer den automatisch gesetzten Vertreter nicht mehr verändern.
Der Vertreter des Benutzers wird nur automatisch vorbelegt, wenn eine Bestellung oder ein Angebot neu angelegt wird. In diesem Fall ist auch der bei einem bestehenden ERP-Kunden hinterlegte Vertreter ungültig. Ruft der Benutzer ein Angebot oder eine Bestellung aus dem ERP-System auf, so wird der Vertreter nicht mehr aktualisiert.
Töne aktivieren
Wenn du diese Einstellung aktivierst, kann der Benutzer mit einem Ton auf eingehende oder ausgehende Aufgaben oder Chats hingewiesen werden.
Login Methode eines Benutzers festlegen
In der Karte „Loginmethoden“ kannst du festlegen, wie sich der Benutzer an Elements anmelden kann.
Wir empfehlen das Login mit den Active-Directory-Zugangsdaten, da hier entsprechend die unternehmensweiten Sicherheitsrichtlinien beim Passwort gelten und der Benutzer sich mit den ihm vertrauten, täglich genutzten Zugangsdaten an Elements anmelden kann.
Du kannst festlegen, wie sich der Benutzer an Elements anmelden kann. Wähle dazu im Feld „Methode“ aus, ob der Benutzer sich mit seinen Active Directory Zugangsdaten anmelden kann (Active Directory) oder mit eigenen für Elements angelegten Zugangsdaten (Elements-Login).
Unter im Register „Login“ musst du die Zugangsdaten zur Active Directory hinterlegen, wenn Benutzer sich mit ihren AD-Zugangsdaten anmelden sollen.
Gebe danach im Feld „Benutzername“ den Namen an, mit dem sich der Benutzer anmelden kann. Im Falle der Methode „Active Directory“ muss der Benutzername in folgendem Format angeben werden:
[Name der Active Directory][Benutzername in der Active Directory]
Sobald du das Feld mit der Tab-Taste verlassen hast, wird der Benutzername auf der Active Directory geprüft. War die Prüfung erfolgreich wird das mit einem grünen Haken signalisiert. Andernfalls wird ein rotes Kreuz angezeigt. Du kannst den Benutzernamen jederzeit ändern.
Wenn sich der Benutzer anmeldet und die AD-Zugangsdaten nutzt, erkennt Elements folgende Schreibweisen des Benutzernamens:
- Benutzername
- Domäne\Benutzername
- Benutzername@Domäne
Erkennt Elements einen Benutzernamen mehrfach, da dieser Benutzer z. B. einmal mit beiden Methoden angelegt worden ist, muss sich der Benutzer entscheiden, wie er sich an Elements anmelden möchte.
Im Falle der Methode „Elements-Login“ kannst du den Benutzernamen frei vergeben. Elements vergibt dabei ein zufälliges Passwort. Der Benutzer muss dieses bei der ersten Anmeldung ändern oder die Passwort vergessen-Funktion nutzen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung einmalig deaktivieren
Muss der Benutzer sich für gewöhnlich mit einem zweiten Faktor an Elements anmelden, so steht die Option „Für nächsten Login deaktivieren“ zur Verfügung.
Sobald du diese Option anklickst, kann der Benutzer sich einmalig ohne Angabe des zweiten Faktors an Elements anmelden. Nach dieser Anmeldung wird für zukünftige Anmeldungen wieder der zweite Faktor benötigt.
Zugangsdaten für die E-Mail-Bearbeitung verwalten
Wenn du unter E-Mail > Elements Mailintegration (s. Mailintegration konfigurieren) die Nutzung von E-Mail aktiviert und die notwendigen Zugangsdaten eingerichtet hast, kannst du beim Benutzer dessen individuelle Zugangsdaten zu deinem Greyhound Account hinterlegen. Sobald diese Daten eingetragen und valide sind, erscheint nach einer Neuanmeldung der Arbeitsbereich „E-Mail“ im Header und der Benutzer kann die E-Mails in den freigegebenen Postfächern nutzen. Zudem kann er über die globale Suche Inhalte in E-Mails durchsuchen.
Hat der Benutzer noch keinen Account bei Greyhound, kannst du diesen direkt aus Elements anlegen. Wähle dazu einfach in der Liste den Eintrag „Neuen Benutzer anlegen“ aus. Im nächsten Schritt kannst du den Benutzernamen für Greyhound sowie das Passwort angeben. Nach der Bestätigung wird der Benutzer angelegt und in Greyhound dem Profil „Mitarbeiter“ zugewiesen. Damit hat er alle Berechtigungen, die zum Bearbeiten von E-Mails notwendig sind.
Damit du beim Benutzer die Zugangsdaten hinterlegen kannst, muss dieser einer Benutzergruppe zugewiesen sein, die mindestens Leserechte auf diese drei Entitäten hat: Mail, Mailanhang und E-Mail-Verlauf. Bitte vergib das Recht also, bevor du die Zugangsdaten einträgst.
Benutzer- oder Business-Login-Gruppen zuordnen
Wenn du einen neuen Benutzer anlegst, musst du diesen mindestens einer Benutzergruppe zuordnen. Nur dann kannst du den Benutzer speichern. Zudem muss ein Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet sein, damit er sich in Elements anmelden kann.
In der Liste sind auch inaktive Benutzergruppen wählbar. Ist der Benutzer einer inaktiven Benutzergruppe zugeordnet, kann er sich selbstverständlich nicht in Elements anmelden.
Standorte zuordnen
Solltest du mehrere Standorte nutzen (s. Standorte verwalten), musst du beim Benutzer einen Standort definieren, mit dem er immer angemeldet wird (Feld „Standard-Standort“).
Fügst in der Tabelle „Zugeordnete Standorte“ weitere Standorte beim Benutzer hinzu, so kann der Benutzer zwischen den Standorten wechseln.
Bitte beachte, dass ein Wechsel des Standortes mit einer Neuanmeldung an Elements einhergeht.
Benutzer entsperren
Sollte sich der Benutzer nach mehreren Versuchen nicht an Elements anmelden können, wird die IP-Adresse, an der er sich gerade anmelden wollte, automatisch von Elements gesperrt.
Der Benutzer erhält sowohl eine E-Mail mit den Details zur Sperre – für den Fall, dass es nicht der Benutzer war, der sich anmelden wollte. Zudem wird ihm beim Login so lange ein Hinweis mit einem Countdown angezeigt, bis er sich erneut anmelden kann.
Wurde ein Benutzer gesperrt, wird das oben im Benutzerprofil und in der Liste anhand eines roten Icons angezeigt. Du kannst diese Sperre aufheben und die Änderung speichern. Danach kann der Benutzer sich erneut anmelden.
Benutzer löschen oder deaktivieren
Benutzer können sich in Elements nur anmelden, wenn Sie mindestens einer aktiven Benutzergruppe zugeordnet sind und selbst als aktiv gekennzeichnet sind.
Wenn du nun einen Benutzer deaktivierst, kann dieser sich nicht mehr an Elements anmelden.
Über das Kontextmenü kannst du einen Benutzer unwiderruflich löschen. Somit wird auch dessen Zuordnung in den entsprechenden Benutzergruppen gelöscht.
Damit zumindest immer mindestens ein Benutzer sich als Administrator in Elements anmelden kann, ist es nicht möglich den letzten Benutzer aus der letzten Benutzergruppe mit der Berechtigungsstruktur „Administrator“ zu löschen oder zu deaktivieren.
Benutzer kopieren
Möchtest du einen neuen Benutzer anlegen, der aber die Einstellungen eines anderen Benutzers haben soll, so kannst du diesen Benutzer kopieren. Klicke dazu den gewünschten Benutzer mit der rechten Maustaste an und wähle den Eintrag „Benutzer kopieren“ aus.
Der Benutzer wird mit allen Feldern kopiert und unten an den Benutzern eingefügt. Du erkennst den neuen Benutzer an dem gleichen Namen, der lediglich um den Zusatz „- Kopie“ erweitert ist.
Bitte beachte, dass die Kopie bereits aktiviert sein kann. Der Benutzer kann sich aber noch nicht anmelden, da die E-Mail-Adresse sowie die Zugangsdaten leer sind und noch angegeben werden müssen.
