Mailintegration konfigurieren

Einrichtung & Aktivierung

Damit der Benutzer in Elements auf relevante Postfächer zugreifen kann, musst du im Register „Grundeinstellungen“ den Zugang zu eurem Greyhound-Account hinterlegen

Wichtig
WICHTIG

Solltest du noch keinen Account bei Greyhound haben, wird dieser von der 4SELLERS GmbH angelegt. Es entstehen euch keine weiteren Kosten. Inkludiert ist ein Hosting-Paket mit 20 GB Speicher.

Insofern der Account über Elements beauftragt worden ist, sind die Zugangsdaten nur der 4SELLERS GmbH bekannt. Du darfst den Benutzernamen sowie das Passwort auf keinen Fall ändern!

Gerne kannst du die Verwaltung des Accounts übernehmen oder den Speicher des Hostings erweitern. Wende dich dazu bitte an deinen Ansprechpartner für Elements.

Folgende Daten müssen hinterlegt werden:

Aktivierung

Um die Zugangsdaten und die Kommunikation mit der Greyhound API zu ermöglichen, muss die Schnittstelle aktiviert werden.

Greyhound API

Hier wird die IP der Greyhound API hinterlegt. Bitte ändere diese nicht, wenn du dir nicht sicher bist oder der Account nicht von euch betreut wird.

Benutzername

Gib bitte den Benutzernamen des Administrators an, der sich im Greyhound Account einloggen kann.

Passwort

Gib bitte das Passwort des Administrators an, der sich im Greyhound Account einloggen kann.

Ob ein Benutzer die E-Mail-Funktion von Elements tatsächlich nutzen kann, hängt nicht nur von diesen Zugangsdaten ab, sondern auch von den Einstellungen an dessen Benutzerprofil.

Systemvoraussetzungen

Um die Greyhound-API in Elements nutzen zu können, musst du – insbesondere, wenn du den Greyhound-Server selbst betreibst – folgende Systemvoraussetzungen beachten:

  • Du benötigst mindestens Greyhound in der Version 5.
  • In den Greyhound-Server-Einstellungen müssen sowohl das HTTP-Protokoll (Port443) als auch SSL aktiviert sein.
  • In euren Firewall-Einstellungen muss der Port 443 nach außen geöffnet sein und auf den internen Port 443 am Greyhound-Server weitergeleitet werden.

POP3-Konten

Im Register „POP3-Konten“ siehst du, welche POP3-Konten in Greyhound eingebunden sind.

Du musst mindestens ein POP3-Konto eures Mailservers angeben, da alle E-Mails in diesem Konto von Greyhound abgerufen und auf dem Greyhound-Server gespeichert werden. Somit wird sichergestellt, dass alle Funktionen von Elements an der E-Mail genutzt werden können.

Wichtig
WICHTIG

Über Elements können maximal 10 POP3-Konten eingebunden und verwaltet werden. Wenn du weitere POP3-Konten verwalten möchtest, musst du das über den Greyhound-Client und eine entsprechende Lizenz machen.

Du kannst ein oder mehrere POP3-Konten bearbeiten, indem du das Konto in der Tabelle auswählst.

Mit einem Klick auf „+ Hinzufügen“ am Ende der Tabelle kannst du ein weiteres POP3-Konto hinzufügen.

Wenn du ein POP3-Konto nicht mehr verwendest oder benötigst, kannst du es entweder deaktivieren oder mit einem Rechtsklick der Maus auch endgültig entfernen.

Tipp
TIPP

Bevor du ein POP3-Konto endgültig entfernst, deaktiviere es zuerst einmal, um im laufenden Betrieb zu gewährleisten, dass es wirklich nicht mehr benötigt wird.

Wichtig
WICHTIG

Falls du das POP3- Konto gelöscht hast, wird es – sowie das gleichnamige SMTP-Konto – erst aus der Liste ausgeblendet, allerdings noch nicht endgültig gelöscht. Das passiert erst, wenn du das durch einen Klick auf das Disketten-Symbol rechts oben bestätigst.

Nach der Auswahl eines Kontos kannst du die Details des POP3-Kontos bearbeiten. Du kannst die Zugangsdaten zum POP3-Konto hinterlegen und festlegen, wie das POP3-Konto in Greyhound heißt (Feld „Kontoname“). Gib zudem ein, mit welcher Verbindungsart und Authentifizierung die Anmeldung am POP3-Server erfolgt.

Dir stehen folgende Authentifizierungsmethoden zur Verfügung: ‘Normaler’ Login, APOP oder OAuth2.

Sobald du die Einrichtung vorgenommen hast, kannst du mit einem Klick auf die Schaltfläche „Einstellungen prüfen“ die Verbindung testen. Dir wird unmittelbar danach angezeigt, ob die Einstellungen korrekt sind und somit E-Mails vom POP3-Konto abgeholt werden können.

Daneben kannst du festlegen, wie mit den E-Mails umgegangen wird, sobald sie vom POP3-Konto abgeholt werden. Dazu stehen Ihnen im Feld „Löschung vom POP3-Konto“ folgende Optionen zur Auswahl:

Nachrichten nach dem angegebenen Zeitraum vom POP3-Konto löschen

Wenn du diese Option auswählst, musst du im Feld „Zeitraum“ angeben, nach wie vielen Tagen die E-Mails vom POP3-Konto gelöscht werden.

Nachrichten sofort nach dem Empfang von POP3-Konto löschen

Bei dieser Auswahl ist die Angabe im Feld „Zeitraum“ irrelevant. Sobald die E-Mails vom POP3-Konto abgeholt worden sind, werden sie von diesem gelöscht.

Nachrichten sollen nicht vom POP3-Konto gelöscht werden

Alle E-Mails, die vom POP3-Konto abgeholt werden, verbleiben auch auf diesem Konto und werden nicht automatisch gelöscht.

Mit der Aktivierung der Funktion „Nachrichten vom POP3-Konto löschen, sobald sie in Elements gelöscht werden“ werden in Elements gelöschte Nachrichten sofort vom POP3-Konto gelöscht – unabhängig von deiner Einstellung im Feld „Löschung vom POP3-Konto“. Andernfalls werden in Elements gelöschte Nachrichten in Greyhound lediglich als „gelöscht“ markiert und können dort wieder – abhängig vom Filter – gefunden werden.

Im Feld „Letzte Fehlermeldung“ wird die letzte Fehlermeldung angezeigt, die von der Greyhound-API im Zusammenhang mit dem POP3-Server gemeldet worden ist.

Wichtig
WICHTIG

Die angezeigten Informationen sind auf dem Greyhound-Server hinterlegt und werden in Elements nur angezeigt.

Tipp
TIPP

Aktiviere ein neues POP3-Konto erst, wenn du es gespeichert hast. So kannst du vor dem Aktivieren alle Einstellungen noch einmal prüfen. Aktiviere nach erfolgreicher Prüfung sowohl das POP3- als auch das SMTP-Konto.

Wenn du ein neues POP3-Konto hinzufügst und den Bereich speicherst, werden mehrere Elemente automatisch angelegt.

  1. Das POP3-Konto wird angelegt.
  2. Es wird eine Gruppe mit dem Kontonamen angelegt. Als E-Mail-Adresse wird der Benutzername des POP3-Kontos hinterlegt.
  3. Es wird eine Signatur mit dem Kontonamen angelegt. Diese Signatur wird der soeben angelegten, gleichnamigen Gruppe als Standard zugeordnet.
  4. Es wird ein Filter „Alle E-Mails“ angelegt, falls dieser noch nicht vorhanden ist.
  5. Es werden folgende Filter angelegt:
    • „[Kontoname] (Offene Mails)“
    • „[Kontoname] (Pool)“
    • „[Kontoname] (Meine Mails)“
    • „Gesendete Elemente“
    • „Fehlgeschlagen“
    • „Gelöschte Elemente“
    • „Erledigt“
    • „Entwürfe“
    • „Spamverdacht“
    • Unterfilter „Geprüft“
  6. Es wird eine Regel „Eingangsverarbeitung: [Kontoname]“ erstellt. Diese kannst du nur im Greyhound Client sehen, wenn du diesen nutzt.
  7. Es wird ein SMTP-Konto mit dem Kontonamen angelegt.
Wichtig
WICHTIG

Um die Integration eines neuen POP3-Kontos möglichst komfortabel zu gestalten, verwenden wir den Benutzernamen als E-Mail-Adresse der entsprechend angelegten Gruppe. Sollte der Benutzername für das POP3-Konto keine E-Mail-Adresse sein, musst du bitte vor dem Speichern die E-Mail-Adresse für die Gruppe eintragen. Nach dem Speichern kannst du dann den Benutzernamen eintragen.

Das POP3- und SMTP-Konto werden inaktiv angelegt. Falls du beim Anlegen des POP3-Kontos bereits aktiviert hast, werden beide Konten umgehend aktiviert.

Wichtig
WICHTIG

Trage im Register „Themen, Tags & Gruppen“ bitte die E-Mail-Adresse ein, mit der die E-Mails gesendet werden sollen.

Sonderfall: Gmail-Konto einbinden

Möchtest du ein Gmail-Konto als POP3-Postfach in Elements einbinden, so gehe bitte folgendermaßen vor:

  1. Aktiviere in deinem Google-Konto den „Zugriff durch weniger sichere Apps“.
  2. Versuche die Verbindung per Elements/Greyhound herzustellen.
  3. Verifiziere nach dem Anmeldeversuch, dass du ein Mensch bist. Siehe https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha
  4. Versuche erneut die Verbindung herzustellen.

Weitere Informationen zu diesem Thema kannst du auch der Hilfe-Seite von Google entnehmen. Dort ist u. a. auch die Vorgehensweise beschrieben, wenn du die Zwei-Faktor-Aktivierung (2FA) aktiviert hast. Siehe https://support.google.com/mail/answer/7104828?hl=de#zippy=%2Cich-kann-mich-nicht-in-meinem-e-mail-client-anmelden.

Authentifizierung mit OAuth2

OAuth2-Authentifizierung durchführen

Wählst du die Authentifizierung mit OAuth2 aus, so musst du kein Passwort eingeben, sondern das POP3-Konto mit dem externen Konto verknüpfen.

Sobald du auf „Konto verknüpfen“ klickst, wirst du im Browser auf die Anmeldeseite des Anbieters weitergeleitet. Wähle dort das zu verknüpfende Konto aus.

Bei Microsoft 365 kann es sein, dass die erste Verknüpfung mit dem Administratorkonto vorgenommen werden muss. Wähle in diesem Fall das besagte Konto aus.

Sobald du das Konto ausgewählt hast, musst du Elements bzw. Greyhound als vertrauenswürdige Drittanbieter-App bestätigen oder die Erlaubnis für den Zugriff erteilen.

Danach wirst du zum POP3-Konto zurückgeleitet und kannst die Verknüpfung abschließen.

Hinweis: Solltest du einem Microsoft 365-Administratorenkonto die Erlaubnis erteilt haben, musst du nochmal das „Konto verknüpfen“. In diesem Fall sollte die Bestätigung unmittelbar erscheinen.

Wichtig
WICHTIG

Bitte beachte, dass du diese Verknüpfung je nach Anbieter in regelmäßigen Abständen erneuern musst. Spätestens wenn keine E-Mails mehr empfangen werden, solltest du bitte die Verknüpfung prüfen und ggf. erneuern.

OAuth2-Authentifizierung erneuern

Um eine OAuth2-Authentifizierung zu erneuern, musst du mit einem Klick die „Verknüpfung aufheben“. Dann kannst du wieder wie oben beschrieben das „Konto verknüpfen“.

SMTP-Konten

Im Register „SMTP-Konten“ siehst du, welche SMTP-Konten in Greyhound eingebunden sind.

Du musst mindestens ein SMTP-Konto eures Mailservers angeben, da die Mails von Greyhound über dieses SMTP-Konto versendet werden.

Wichtig
WICHTIG

Über Elements können maximal 10 SMTP-Konten eingebunden und verwaltet werden. Wenn du weitere SMTP-Konten verwalten möchtest, musst du das über den Greyhound-Client und eine entsprechende Lizenz machen.

Du kannst ein SMTP-Konto bearbeiten, indem du es in der Tabelle auswählst.

Mit einem Klick auf „+ Hinzufügen“ am Ende der Tabelle kannst du ein weiteres SMTP-Konto hinzufügen.

Wenn du ein SMTP-Konto nicht mehr verwendest oder benötigest, kannst du es entweder deaktivieren oder mit einem Rechtsklick der Maus auch endgültig entfernen.

Tipp
TIPP

Bevor du ein SMTP-Konto endgültig entfernst, deaktiviere es zuerst einmal, um im laufenden Betrieb zu gewährleisten, dass es wirklich nicht mehr benötigt wird.

Wenn du einen Eintrag auswählst, kannst du weitere Details des SMTP-Kontos bearbeiten. Hier kannst du in erster Linie die Zugangsdaten zum SMTP-Konto hinterlegen. Zudem kannst du festlegen, wie das SMTP-Konto in Greyhound heißt (Feld “Kontoname”).

Dir stehen folgende Authentifizierungsmethoden zur Verfügung: ‘Normaler’ Login, APOP oder OAuth2.

Wichtig
WICHTIG

Wählst du die Authentifizierung mit OAuth2 aus, so musst du kein Passwort eingeben, sondern das POP3-Konto mit dem externen Konto verknüpfen. Bitte beachte, dass du diese Verknüpfung je nach Anbieter in regelmäßigen Abständen erneuern musst. Spätestens wenn keine E-Mails mehr gesendet werden, solltest du bitte die Verknüpfung prüfen und ggf. erneuern.

Daneben kannst du im Feld „Absender“ festlegen, welche E-Mails über dieses SMTP-Konto versendet werden. Wenn alle E-Mails über dieses Konto versendet werden, gib einfach „*“ ein. Wenn nur E-Mails von ausgewählten Absender-Adressen über das SMTP-Konto versendet werden sollen, gib die betreffenden Absender-Adressen mit Zeilenumbruch an.

Sobald du die Einrichtung vorgenommen hast, kannst du mit einem Klick auf die Schaltfläche „Einstellungen prüfen“ die Verbindung testen. Dir wird unmittelbar danach angezeigt, ob die Einstellungen korrekt sind und somit E-Mails über das SMTP-Konto versendet werden können.

Im Feld „Letzte Fehlermeldung“ wird die letzte Fehlermeldung angezeigt, die von der Greyhound-API im Zusammenhang mit dem SMTP-Server gemeldet worden ist.

Wichtig
WICHTIG

Die angezeigten Informationen sind auf dem Greyhound-Server hinterlegt und werden in Elements nur angezeigt.

Gruppen

Gruppen werden in Elements automatisch angelegt. Du kannst sie sehen und die E-Mail-Adresse bearbeiten. Diese wird als Absender-Adresse in eine E-Mail übernommen, wenn die Gruppe dabei ausgewählt wird. Du kannst Gruppen nicht löschen und auch keine neuen Gruppen anlegen.

Automatische Zuordnung (Mailzuordnung)

Wenn ein Benutzer eine E-Mail anklickt oder eine neue E-Mail versendet, werden dieser E-Mail automatisch ERP-Daten zugeordnet. Mit Hilfe dieser Zuordnungen kann diese E-Mail nicht nur schneller einem Vorgang oder Kontakt zugewiesen werden, sie wird auch im Register „Kommunikation“ im entsprechenden Arbeitsbereich angezeigt.

Damit die korrekten ERP-Daten zu E-Mails zugeordnet werden, werden diese ERP-Daten nach einem festen und nachvollziehbaren Regelwerk ermittelt.

Dabei werden E-Mail-Adressen, die bei Elements-Benutzern und in Gruppen von Greyhound hinterlegt sind automatisch bei der Zuordnung von ERP-Daten ignoriert. In der Tabelle können noch manuell entweder E-Mail-Adressen oder Domains auf eine Blacklist gesetzt werden. So werden auch diese E-Mail-Adressen ignoriert.

Kann anhand der Kriterien kein eindeutiger ERP-Datensatz ermittelt werden, werden keine ERP-Daten zugeordnet.

Folgende Schritte werden bei der Zuordnung von ERP-Daten durchlaufen:

(1) Es wird geprüft, ob im Verlauf einer E-Mail bereits ERP-Daten zugeordnet worden sind.

  • Der Verlauf wird chronologisch durchlaufen.
  • In folgendem Fall werden die historischen Zuordnungen übernommen:
    • In einer historischen E-Mail wurde mindestens eine ERP-Zuordnung gefunden.
    • In einer historischen E-Mail wurde mindestens eine automatische Zuordnung manuell entfernt.
  • Wird keine (manuell entfernte) Zuordnung gefunden, so wird die nächste E-Mail im Verlauf geprüft.
  • Gab es keine einzige (manuell entfernte) Zuordnung, wird mit Schritt (2) fortgefahren.

(2) Es wird geprüft, ob eine Bestellung zugeordnet werden kann.

  • Im Absender und Empfänger werden alle E-Mail-Adressen durchsucht. Adressen auf der Blacklist werden dabei ignoriert.
  • Werden anhand einer E-Mail-Adresse Bestellungen gefunden, so werden diese durchsucht.
    • Gibt es zu dieser E-Mail-Adresse nur eine Bestellung im ERP-System, so wird diese zugeordnet.
    • Andernfalls werden die Bestellungen zu dieser E-Mail-Adresse nach anderen Referenznummern aus der E-Mail durchsucht.
    • Gibt es anhand der E-Mail-Adresse und einer Referenznummer eine eindeutige Bestellung im ERP-System, so wird diese zugeordnet.
    • Andernfalls wird nicht zugeordnet.
  • Nun werden alle E-Mail-Adressen in Betreff und Inhalt der E-Mail durchsucht. Adressen auf der Blacklist werden dabei ignoriert.
    • Gibt es zu dieser E-Mail-Adresse nur eine Bestellung im ERP-System, so wird diese zugeordnet.
    • Andernfalls werden die Bestellungen zu dieser E-Mail-Adresse nach anderen Referenznummern aus der E-Mail durchsucht.
    • Gibt es anhand der E-Mail-Adresse und einer Referenznummer eine eindeutige Bestellung im ERP-System, so wird diese zugeordnet.
    • Andernfalls wird nicht zugeordnet.
  • Abschließend werden im Inhalt der E-Mail zwei Referenznummern ermittelt.
    • Wird anhand dieser beiden Referenznummern eine eindeutige Bestellung im ERP-System ermittelt, so wird diese zugeordnet.
    • Andernfalls findet keine Zuordnung statt.
  • Wird eine Bestellung zugeordnet, so wird
    • der Kunde in der Bestellung ebenfalls der E-Mail zugeordnet – insofern die E-Mail erstmalig einer Bestellung zugeordnet wird,
    • ein mit der Bestellung verknüpftes Angebot der E-Mail zugeordnet,
    • ein Artikel in der Bestellung zugeordnet, wenn es der einzige Artikel in der Bestellung ist.

(3) Es wird geprüft, ob ein Angebot zugeordnet werden kann.

  • Wurde keine Bestellung zugeordnet, so werden alle E-Mail-Adressen im Absender und Empfänger durchsucht. Adressen auf der Blacklist werden dabei ignoriert.
  • Werden anhand einer E-Mail-Adresse Angebote gefunden, so werden diese durchsucht.
    • Gibt es zu dieser E-Mail-Adresse nur ein Angebot im ERP-System, so wird dieses zugeordnet.
    • Andernfalls werden die Angebote zu dieser E-Mail-Adresse nach anderen Referenznummern aus der E-Mail durchsucht.
    • Gibt es anhand der E-Mail-Adresse und einer Referenznummer ein eindeutiges Angebot im ERP-System, so wird dieses zugeordnet.
    • Andernfalls wird nicht zugeordnet.
  • Nun werden alle E-Mail-Adressen in Betreff und Inhalt der E-Mail durchsucht. Adressen auf der Blacklist werden dabei ignoriert.
    • Gibt es zu dieser E-Mail-Adresse nur ein Angebot im ERP-System, so wird dieses zugeordnet.
    • Andernfalls werden die Angebote zu dieser E-Mail-Adresse nach anderen Referenznummern aus der E-Mail durchsucht.
    • Gibt es anhand der E-Mail-Adresse und einer Referenznummer ein eindeutiges Angebot im ERP-System, so wird dieses zugeordnet.
    • Andernfalls wird nicht zugeordnet.
  • Abschließend werden im Inhalt der E-Mail zwei Referenznummern ermittelt.
    • Wird anhand dieser beiden Referenznummern ein eindeutiges Angebot im ERP-System ermittelt, so wird dieses zugeordnet.
    • Andernfalls findet keine Zuordnung statt.
  • Wird ein Angebot zugeordnet, so wird
    • der Kunde im Angebot ebenfalls der E-Mail zugeordnet – insofern die E-Mail erstmalig einem Angebot zugeordnet wird,
    • ein Artikel in der Bestellung zugeordnet, wenn es der einzige Artikel in der Bestellung ist.

(4) Es wird geprüft, ob ein Kunde zugeordnet werden kann.

  • Wurde noch kein Kunde zugeordnet, so werden alle E-Mail-Adressen im Absender und Empfänger durchsucht. Adressen auf der Blacklist werden dabei ignoriert.
  • Wird anhand einer E-Mail-Adresse ein eindeutiger Kunde gefunden, so wird dieser zugeordnet.
  • Andernfalls werden alle E-Mail-Adressen in Betreff und Inhalt der E-Mail durchsucht. Adressen auf der Blacklist werden dabei ignoriert.
  • Gibt es zu dieser E-Mail-Adresse einen eindeutigen Kontakt im ERP-System, so wird dieser zugeordnet.
  • Andernfalls wird nicht zugeordnet.

Bei der Suche nach einem Kontakt wird für den Fall, dass mehr als ein Kontakt gefunden wurde zwischen aktiven und inaktiven Kunden unterschieden.

  • Im ersten Schritt werden alle inaktiven Kontakte im Suchergebnis ignoriert.
  • Kann ein aktiver Kunde eindeutig bestimmt werden, so wird dieser der E-Mail zugeordnet.
  • Gibt es im Suchergebnis mehr als einen aktiven Kontakt, kann kein Kunde der E-Mail zugeordnet werden.
  • Kann kein aktiver Kunde zugeordnet werden, so müssen im zweiten Schritt alle aktiven Kontakte im Suchergebnis ignoriert werden.
    • Kann ein inaktiver Kunde eindeutig bestimmt werden, so wird dieser der E-Mail zugeordnet.
    • Gibt es im Suchergebnis keinen oder mehr als einen inaktiven Kontakt, kann kein Kontakt der E-Mail zugeordnet werden.
Inhaltsverzeichnis
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