Suche konfigurieren

Grundeinstellungen vornehmen

Im Register „Grundeinstellungen“ kannst du im Feld „Maximale Ergebnismenge bei Lookup“ festlegen, wie viele Vorschläge der Benutzer während des Tippens erhält, wenn er in einem Feld sucht.

Beispiel
BEISPIEL

Sucht der Benutzer im Feld „Kontakt“ im Warenkorb nach einem Kunden und die Suche gibt mehr Ergebnisse zurück als im Feld „Maximale Ergebnismenge bei Lookup“ hinterlegt ist, so wird die Vorschlagsliste begrenzt. Wenn weniger Suchergebnisse relevant sind, werden nur noch diese als Vorschlag angezeigt.

Entitätssuche konfigurieren

Du kannst pro Entität festlegen, wie viele Suchergebnisse bei einer Suche angezeigt werden und welche Felder nach der Eingabe der Suchbegriffe durchsucht werden.

In der Karte „Begrenzung der sichtbaren Ergebnismenge“ kannst du definieren, wie viele Suchergebnisse bei der Suche im entsprechenden Bereich angezeigt werden sollen. Das führt auch noch einmal zu einer Optimierung der Anzeigegeschwindigkeit der Suchergebnisse, da immer nur die relevantesten Suchergebnisse angezeigt werden.

Der Benutzer sieht, wenn ihm nur eine Teilmenge von mehreren Treffern angezeigt wird. Dann kann er durch Anpassung bzw. Erweiterung der Suchbegriffe die Treffermenge weiter eingrenzen.

Beispiel
BEISPIEL

Du hast bei der Entität „Kontakt“ definiert, dass der Benutzer nur 20 Suchergebnisse sieht. Sobald sein Suchbegriff 54 Treffer enthält, werden dem Benutzer die 20 relevantesten Treffer angezeigt und er sieht, dass es 20 (von 54) Treffern gibt. Er kann dann seine Suche konkretisieren.

Tipp
TIPP

Die Eingrenzung kannst du auch verwenden, um dem massenhaften Kopieren und Exportieren von Daten vorzubeugen.

Du kannst diese Eingrenzung aber auch nur auf bestimmte Benutzergruppen anwenden.

In der Karte „Durchsuchbare Felder“ kannst du festlegen, in welchen Feldern nach den vom Benutzer eingegebenen Suchbegriffen gesucht werden soll. Neue Felder kannst du einfach nach einem Klick auf „+ Hinzufügen“ aufnehmen. Bereits zugewiesene Felder kannst du mit einem Rechtsklick wieder entfernen.

Tipp
TIPP

Frage deine Kolleginnen und Kollegen, welche Informationen ihnen zumeist bei der Suche zur Verfügung stehen. Die Suche wird dadurch noch genauer und je weniger unnötige Felder durchsucht werden, desto schneller und eindeutiger sind die Suchergebnisse.

Nutze hier gerne auch eure individuellen Informationen, indem du benutzerdefinierte Inhalte (unsere Custom-Felder) in die Suche einbindest.

Tipp
TIPP

Wenn du unter <Inhalte | Bilder & Texte> die Zusatztexte der 4SELLERS Plattform freigegeben hast, kannst du diese auch als durchsuchbare Felder in der Entität „Artikel“ hinzufügen. So kannst du zum Beispiel auch technische Angaben in der Suche nutzen.

Besonderheit bei Kontakten

In der Entität „Kontakt“ stehen die Felder der verschiedenen Kontakttypen zur Verfügung. Dabei kann es sein, dass verschiedene Kontakttypen gleichnamige Felder beinhalten, z. B. die E-Mail-Adresse.

Adresse

Das Feld ist Teil der zugrundeliegenden Adresse. Das können folgende Felder sein:

  • Anrede
  • Auswertungskennzeichen
  • Briefanrede
  • E-Mail
  • Matchcode
  • Memo
  • Mobil
  • Telefax
  • Telefon

Ansprechpartner

Das Feld ist dem Ansprechpartner zugeordnet. Diese Felder stehen hier zur Auswahl:

  • Anrede
  • Briefanrede
  • E-Mail
  • Memo
  • Mobil
  • Telefax
  • Telefon

Konto

Unter Konto sind sowohl Kunden als auch Lieferanten zusammengefasst, da diese eine Kontonummer – also eine Kunden- oder Lieferantennummer – haben. Folgende Felder kannst du einbinden:

  • Auswertungskennzeichen
  • Matchcode

Kontakt

Ist ein Feld mit „(Kontakt)“ gekennzeichnet, so handelt es sich um ein sogenanntes kombiniertes Feld. Dabei werden die Inhalte der Felder, die in mehreren Kontakttypen gleich heißen zusammengefasst.

Beispiel
BEISPIEL

Deine Kolleginnen und Kollegen suchen immer wieder nach E-Mail-Adressen. E-Mail-Adressen können in den Kontakten sowohl bei Adressen als auch bei Ansprechpartnern hinterlegt werden. Bei der Suche sollen alle Kontakttypen auf die gesuchte E-Mail-Adresse durchsucht werden.

Du bindest das Feld „E-Mail (Kontakt)“ in die Entitätssuche „Kontakt“ ein. Ein Kollege sucht nur nach der Domain. In seinen Suchergebnissen werden alle Kunden und Ansprechpartner angezeigt, in deren E-Mail-Adresse die Domain enthalten ist. Dabei wird bei Kunden die E-Mail aus der zugrundeliegenden Adresse angezeigt, bei Ansprechpartnern deren eigene E-Mail-Adresse.

Das sind die kombinierten Felder mit der jeweiligen Herkunft:

  • Anrede (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
  • Auswertungskennzeichen (Herkunft: Adresse oder Kontakt)
  • Briefanrede (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
  • E-Mail (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
  • Matchcode (Herkunft: Adresse oder Kontakt)
  • Memo(Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
  • Mobil (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
  • Telefax (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
  • Telefon (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)

Sonderfall: Abweichende Postanschrift

Bei Adressen ist es möglich, eine abweichende Postanschrift zu hinterlegen. Daher werden die Felder „Zusatz“, „Straße, Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“ nach der Herkunft unterschieden. Handelt es sich um eine abweichende Postanschrift, so ist das Feld mit dem Suffix „(Post)“ versehen. Ist das Suffix „(Adresse)“ hinter einem der genannten Feldnamen, so handelt es sich um die Anschrift der Adresse.

 Suchindex aktualisieren

Im Register „Suchindex“ kannst du den Suchindex der verschiedenen Entitäten neu erstellen lassen.

Tipp
TIPP

Während der Suchindex neu aufgebaut wird, kann in Elements normal weitergearbeitet werden.

Erstelle den Index nur neu, wenn du Änderungen vorgenommen hast, die sich direkt auf den Index auswirken. Dazu gehören z. B.

Wichtig
WICHTIG

Die Suchindizes werden permanent aktualisiert. Es kann nur zu Abweichungen in der Aktualität führen, wenn zum Beispiel massenhaft Daten im ERP-System geändert werden. Dann werden die Änderungen schrittweise an den Suchindex übermittelt.

Inhaltsverzeichnis
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