Elements erstellt zu jedem Bereich (Angebot, Bestellung, Kontakt, Artikel) einen Suchindex, der im laufenden Betrieb aktualisiert wird. Bevor du die entsprechenden Indizes erstellst, musst du bitte festlegen, welche Daten in den Index aufgenommen werden sollen.
Diese Angaben kannst du jederzeit ändern, muss dann aber immer den Index neu erstellen.
Rufe die Administration auf und gehe die einzelnen Punkte durch.
Grundlegende Zuordnungen einrichten
Preise und Rabatte
Die Angabe der Standard-Preis- und -Rabattliste ist verpflichtend, damit in Elements neue Warenkörbe, Angebote und Bestellungen angelegt werden können. Hintergrund ist die Möglichkeit, in Elements ohne das Vorliegen eines bereits im ERP-System gespeicherten Kunden die Preise und Rabatte zu ermitteln.
Zudem kann der Benutzer verschiedene Preis- oder Rabattlisten in seine individuellen Artikellisten einbinden. So kann der Benutzer dann z. B. nach Preisen filtern oder verschiedene Artikel schnell preislich miteinander vergleichen.
Weitere Informationen zu den Einstellungen findest du unter Preise & Rabatte vorgeben.
Belege
Das ist eine sehr wichtige Einstellung! Hier legst du fest, welche Belegart(en) in der Übersicht der Angebote und Bestellungen berücksichtigt wird.
Du findest die Details unter Belege für Elements definieren.
Versand
Eine Elements-Versandart besteht immer aus der Kombination des Versandes und der Lieferung in der Sage 100. Findet Elements in einem Beleg eine bekannte – also als Elements-Versandart definierte – Kombination, so wird die Elements-Versandart als Information angezeigt.
Unter Versand konfigurieren kannst du sehen, welche Einstellungen du vornehmen kannst.
Damit diese Information auch schon in der Übersicht von Angeboten oder Bestellungen vorliegt, sollte diese Einstellung bereits vor dem Erstellen der Indizes vorgenommen werden.
Bezahlung
Eine Elements-Zahlungsart entspricht einer Zahlungskondition in der Sage 100. Findet Elements in einem Beleg eine Elements-Zahlungsart definierte Zahlungskondition, so wird die Elements-Zahlungsart als Information angezeigt.
Die Einstellungsmöglichkeiten für die Zahlungsarten kannst du unter Bezahlung konfigurieren finden.
Damit diese Information auch schon in der Übersicht von Angeboten oder Bestellungen vorliegt, sollte diese Einstellung bereits vor dem Erstellen der Indizes vorgenommen werden.
Inkassoarten
An der Elements-Zahlungsart einer Bestellung oder eines Angebots werden Prozesse und Berechtigungen definiert. Daher sollte diese Zuordnung vorgenommen werden, bevor die Benutzer mit Elements arbeiten. Unter Inkassoarten zuordnen kannst du die Details dazu sehen.
Bilder & Texte
Wenn ihr in der Sage 100 Artikelbilder in der Sammelmappe hinterlegt habt oder die 4SELLERS Plattform nutzt, um dort Artikelbilder zu hinterlegen, gebt das bitte an. Dann werden die Bilder bei den Artikelinformationen in Elements angezeigt (s. Bilder & Texte freigeben).
Bestände & Verfügbarkeiten
Bei der Erstellung des Suchindex für die Artikel können auch schon die Bestände und Verfügbarkeiten ermittelt werden. Dazu sollte bereits vor dem Erstellen definiert werden, wie die Bestände am Haupt-Standort (gerne auch an allen anderen Standorten) berechnet oder ermittelt werden (s. Standorte verwalten).
Die Bestände und Verfügbarkeiten werden selbstverständlich immer aktualisiert, wenn sie sich in der Datenbank ändern oder der Benutzer den Datensatz auswählt.
Sprachen
Jeder Benutzer kann Elements in der für ihn gewünschten Sprache nutzen. Dazu wird die Oberfläche von Elements in verschiedenen Sprachen ausgeliefert. Zudem kannst du die Inhalte und Daten aus der Sage 100 (insofern diese übersetzt bzw. übersetzbar sind) auch in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stellen.
Da die Suchindizes alle Sprachen vorhalten, solltest du vor dem Initiieren bereits die Sprachen eingestellt haben.
Pakettracking
Solltest du die Daten deiner Versanddienstleister in der Datenbank der Sage 100 hinterlegt haben, so kannst du diese in Elements zur Verfügung stellen. Dazu musst du bitte vor dem Erstellen der Suchindizes das Pakettracking konfigurieren.
Zusätzliche Felder
In Elements sind die meisten in der Sage 100 genutzten und benötigten Felder bereits enthalten. Nichts desto trotz kann es sein, dass ihr entweder in Elements nicht enthaltene Felder oder eigene Felder (sogenannte „benutzerdefinierte Felder“) – sei es in den Standardtabellen oder in eigenen Tabellen in der Datenbank nutzt.
Diese Felder kannst du in Elements hinzufügen (s. Custom-Felder integrieren).
Die Platzierung der Felder sowie die Vergabe der Berechtigungen können unabhängig vom Suchindex im Nachgang vorgenommen werden.
Suche einrichten und Suchindizes initiieren
Richte in der Administration nun die Suche für die einzelnen Entitäten ein und initiiere die für die Suche in Elements notwendigen Suchindizes. Unter Suche konfigurieren findest du die notwendigen Informationen dazu.
Wenn die Suchindizes erstellt worden sind, kannst du Elements nutzen. Viel Spaß!
