Update November 2020

4SELLERS Elements als Cloud-Software entwickelt sich jeden Tag weiter. Auf dieser Seite möchten wir dir einen Überblick über alle Fortschritte und Entwicklungen geben.

Folgende Neuerungen sind im Update November 2020 enthalten:

Business-Login – Teil 1:

Business-Login – Teil 2:

Business-Login – Teil 3:

Warenkorb:

Chat:

Technik:


Arbeite enger mit deinen Kunden zusammen

Kennst du das? Du hast einen Kunden, mit dem du regelmäßig in Kontakt stehst. Dabei besprichst Du alles rund um Angebote und Bestellungen mit ihm. Du durchsuchst dein Sortiment, schreibst Angebote oder Bestellungenänderst die Kundendaten, schickst die Rechnungen des letzten Monats zu, gibst Auskunft zu den Außenständen und alles, was noch so ansteht. 

Jetzt stelle dir bitte einmal vor, dass das alles dein Kunde selbst machen und sehen kann. Und das direkt in seinem Elements! Du kannst ihm einfach einen Zugang zu seinem Elements geben und ihm nur die Daten anzeigen, die für ihn interessant sind. Das hört sich doch klasse an, oder? 

Das alles kannst du nun mit den Elements Business-Logins *, die du in der Administration komfortabel einrichten und verwalten kannst, deinen Kunden anbieten. Lege dazu einfach beliebig viele Business-Logins pro Kunde an und ermögliche ihnen so, Elements zu nutzen. 

* Für die Nutzung der Business-Logins benötigst du eine zusätzliche Lizenz. Frage uns doch einfach danach.


Stelle deinen Kunden individuell Informationen zur Verfügung

Deine Kunden sind in Elements und können „alles“ sehen? NEIN, denn du kannst ganz genau festlegen, was deine Kunden, die einen Business-Login von dir erhalten haben, sehen können und machen dürfen. 

Zum einen kannst du allgemeine Einschränkungen und Einstellungen vornehmen, wie beispielsweise: 

  • Welche Belege sollen deine Kunden sehen? 
  • Können Sie Dokumente aus deinen Sammelmappen in Sage sehen? Wenn ja, welche?  
  • Welche Bestände und Verfügbarkeiten dürfen sie sehen? 
  • Können sie auch Zubehörartikel oder andere Artikel sehen, die in Verbindung miteinander stehen? 
  • Welche Beschreibungstexte und Bilder können sie sehen? 
  • Und vieles mehr … 

Des Weiteren kannst du natürlich auch eigene „BusinessLoginGruppen“ festlegen und dort, wie bereits in den dir bekannten Benutzergruppen, Berechtigungen vergeben.


Gib deinen Kunden Zugang zu Elements

Dein Administrator kann es dir ermöglichen, dass du deinen Kunden einen sogenannten Business-Login zu Elements geben kannst. Rufe dazu einfach deinen Kunden in Elements auf und lege ihn einfach als Business-Login an. Du kannst einem Kunden auch mehrere Business-Logins zuweisen. Hast du zum Beispiel mehrere Ansprechpartner, so kannst du auch verschiedenen Ansprechpartnern einen Zugang zu Elements geben. 


Lege fest, welche Informationen die Benutzer sehen dürfen

Ab sofort kannst du sowohl in den Benutzergruppen als auch in den BusinessLogin-Gruppen für jede Entität festlegen, welche Daten von den Mitgliedern dieser Gruppe sichtbar sind. 

Wie kannst du das genau nutzen? Vielleicht können dich diese Beispiele inspirieren? 

Du arbeitest schon seit langem mit deinem ERP-System. Bestellungen, die älter als fünf Jahre sind, haben für deinen Kundenservice bzw. deine Kunden keine Relevanz mehr. Daher schränkst Du das Leserecht auf die Belegjahre nach 2015 ein. 

Deine Kunden sollen mit Ihrem Zugang in Elements deinen Artikelstamm durchsuchen können. Du möchtest ihnen aber nur Artikel zeigen, die noch verkaufsfähig sind und nur in ausgewählten Artikelgruppen aufgeführt sind. 

Unser Tipp: Rufe alle Datensätze im gewünschten Bereich auf. Filtere die Daten nach deinen Anforderungen, so dass nur noch die Daten zu sehen sind, die die Benutzergruppe oder die BusinessLoginGruppe sehen darf. Wähle nun Link kopieren aus. Diesen Link fügst du nun in der Leseeinschränkung in der Administration ein. Fertig!


Nutze das Dashboard deiner Kunden für gezielte Information

Du kannst für all deine Business-Logins ein Widget einblenden, das du zentral über deine Administration pflegen kannst. Dort kannst du selbstverständlich auch HTML-Inhalt anzeigen. So kannst du dieses Widget für wichtige Informationen nutzen oder zum Beispiel Werbeaktionen einblenden. Hinterlege dazu einfach den Inhalt in deiner Administration und schon sehen das alle deine Business-Logins in ihrem Dashboard.


Deine Kunden können sich nun selbst informieren

Immer wenn sich deine Kunden in Elements anmelden, sehen sie das Dashboard. In diesem Dashboard können sie, wie in einem Mein Konto-Bereich viele relevante Informationen abrufen, aber auch aktiv werden. Lass uns doch gemeinsam anhand einiger Beispiele, die Möglichkeiten aufzeigen.


Deine Kunden können in Angeboten und Bestellungen recherchieren

Ab sofort können deine Kunden jederzeit in all ihren Bestellungen recherchieren, die dein Administrator ihnen freigegeben hat. Sie können sich alle Belege ausdrucken oder herunterladen, die im Rahmen von Bestellungen erstellt wurdenSie können den Zahlungs- und Verpackungsstatus sehen, und solltest du die Sendungsdaten in deinem ERP-System erfassen, so können sich deine Kunden auch die Sendungsverfolgung direkt aus ihrem Elements heraus aufrufen. 

Auch in den Angeboten können sie recherchieren und deren Status sehen. Wurde ein Angebot in eine Bestellung übernommen, können sie alle im Rahmen dieser Bestellung angelegten Belege ausdrucken oder herunterladen.


Deine Kunden können sich über ihre Außenstände informieren

Nun müssen deine Kunden nicht mehr bei dir nachfragen und du musst nicht mehr im ERP-System recherchieren, wenn sie wissen möchtenwas noch bezahlt werden muss. Denn mit dem jeweiligen Zugang können ab sofort jederzeit die offenen Posten eingesehen und alle Informationen für die Zahlung selbst zusammengetragen werden.


Deine Kunden brauchen die Rechnungen vom letzten Monat?

Kein Problem! Denn mit dem Business-Login zu Elements können deine Kunden alle Belege sehen, die ihnen freigegeben worden sind. Sie können danach suchen, Zeiträume eingrenzen und dann die benötigten Belege ausdrucken oder herunterladen.


Deine Kunden können ihre eigene Artikelhistorie einsehen

Wann haben wir diesen Artikel das letzte Mal bestellt? In welchen Rechnungen war dieser Artikel gleich nochmal enthalten? All das können deine Kunden selbstständig und komfortabel in ihrem Dashboard recherchieren. Selbstverständlich können sie hier auch sehen, wie der Verpackungsstatus ist, und wenn die Sendungsdaten im ERP-System gepflegt sind, die Sendungsverfolgung direkt aufrufen.


Deine Kunden können ihre Stammdaten einsehen und Änderungen bei Dir beantragen

Mit Hilfe des Dashboards können deine Kunden ihre bei dir im ERP-System hinterlegten Stammdaten einsehen. Dazu gehören auch Lieferadressen, Ansprechpartner sowie Bankverbindungen, aber auch Dokumente, die du deinen Kunden freigegeben hast. Sie können eine Änderung als auch eine Erweiterung dieser Stammdaten direkt in Elements bei Dir beantragen. Selbstverständlich werden diese nicht automatisch in dein ERP-System übernommen, denn du und deine Kollegen erhalten dazu eine Aufgabe und Ihr könnt die Anträge der Kunden prüfen und über Elements danach manuell übernehmen.


Du kannst nun fest definierte Lieferadressen deiner Kunden sehen

In deinem ERP-System gibt es die Möglichkeit, Adressen als Lieferadressen mit den Adressen deiner Kunden zu verknüpfen. Diese fest verknüpften Lieferadressen konntest du bislang schon in AngebotenBestellungen oder im Warenkorb auswählen. So wie deine Kunden in ihrem Dashboard, so kannst du ihre fest hinterlegten Lieferadressen in den Details der jeweiligen Kunden sehen. 

Aber du weißt ja, dass dir bei der Auswahl einer Lieferadresse in Elements alle jemals verwendeten Lieferadressen in ERP-Belegen zur Verfügung stehen. Daher musst du hier auch keine neuen Lieferadressen anlegen. Denn das machst du – oder deine Kunden – ja im Warenkorb, im Angebot oder in der Bestellung.


Deine Kunden können sich auch selbst Favoriten anlegen

Genauso wie du können sich auch deine Kunden Favoriten anlegen, damit sie Artikel gemäß ihren Anforderungen eingrenzen können. Diese Favoriten können sie im Favoritenmenü als auch in ihrem Dashboard sehen und daraus öffnen.


Ermögliche es deinen Kunden Preise anzufragen und Bestellungen anzulegen

Nun können deine Kunden, mit Hilfe Ihres Business-Loginauch den Warenkorb nutzen! Und nicht nur das! Sie können dir diesen Warenkorb in Form von Preis- oder Bestellanfragen übergeben. Du und deine Kollegen erhalten diese Anfragen in Form einer E-Mail und natürlich auch direkt in Elements. 

Wenn du nun eine Anfrage aufrufst, kannst du sie bearbeiten und dein Kunde kann den Stand der Bearbeitung bei sich sehen. So könnt ihr auch gemeinsam an einem Warenkorb arbeiten. Danach kannst du die Anfrage in ein Angebot oder eine Bestellung übernehmen. Und deine Kunden sehen das auch in ihrem Dashboard – und das in Echtzeit!


Deine Kunden können den Status ihrer Preisanfragen und Bestellungen sehen

Haben deine Kunden Preisanfragen oder Bestellungen erfasst, kannst du diese noch sichten und bearbeiten und im schlechtesten Fall sogar abbrechen. Deine Kunden sind immer über den aktuellen Status informiert. Sogar während du ihre Anfrage bearbeitest, können sie sich den aktuellen Stand der Anfrage ansehen und solltest du Änderungen vornehmen, so werden sie darüber in Form eines Hinweises im Warenkorb informiert. Selbstverständlich werden sie auch informiert, wenn du Anfragen abbrechen musst. 

Hast du Preisanfragen in Angebote übernommen, so können sie die Angebote in ihrem Dashboard sehen, es direkt aufrufen und ausdrucken oder herunterladen. Übernimmst du Angebote in Bestellungen, so können deine Kunden alle Möglichkeiten zur Recherche in ihrer Bestellhistorie nutzen.


Du hast alle offenen Preis- und Bestellanfragen deiner Kunden im Blick

Wenn deine Kunden Preisanfragen oder Bestellungen erstellen, swirst du und deine Kollegen zwar in Elements und auf Wunsch auch per E-Mail darüber informiert, aber im Alltagsgeschäft kann das schon einmal untergehen und der Kunde meldet sich, bevor ihr die Anfrage bearbeitet. Aber keine Angst. Du kannst direkt im Dashboard deiner Kunden die offenen Preis- und Bestellanfragen sehen und diese direkt aufrufen und in Elements bearbeiten.


Deine Kunden haben nun einen „Merkzettel“

Bestellen deine Kunden immer wieder die gleichen Artikel? Tauschen sie dabei auch manchmal Artikel aus? Oder bestellen sie dazu noch den einen oder anderen Artikel? Dann empfehle deinen Kunden doch die Gespeicherte Warenkorbvorlage in seinem Dashboard zu nutzen.  

Was ist das? Na, ganz einfach. Deine Kunden können Artikel, die sie immer wieder bestellen möchten oder müssen, in einem Warenkorb zusammenstellen. Danach können sie diesen Warenkorb als Vorlage speichern oder eine bestehende Vorlage ändern.

Das Beste ist, dass sie diese Vorlage in einen neuen Warenkorb übernehmen könnenSie können sich auch aus mehreren Vorlagen einen Warenkorb zusammenstellen, und natürlich können sie diesen Warenkorb dann auch individuell zusammenstellen, also Artikel entfernen oder neue Artikel hinzufügen 


Nun kannst du noch komfortabler mit dem Warenkorb in Elements arbeiten

Wir haben – wie versprochen – den Warenkorb weiter optimiert. Und ab sofort kannst Du einen Artikel noch komfortabler zu einem Warenkorb hinzufügen. Denn es gibt jetzt neben den bekannten Möglichkeiten (Kontextmenü und Drag & Drop im Warenkorb) weitere Wege einen Artikel in den Warenkorb zu legen.


Lege mehrere Artikel direkt aus der Liste in den Warenkorb

In der Artikelliste steht dir – und auch deinen Kunden – eine Spalte in den Warenkorb zur Verfügung. Dort kannst du im Sinne einer Schnellbestellung die gewünschte Menge eintragen und einfach auf das Warenkorb-Icon klicken. So kannst du zum Beispiel auch direkt aus der Artikelliste mehrere Artikel nacheinander in deinen Warenkorb legen.


Füge einen Artikel direkt aus der Übersicht in den Warenkorb ein

Wenn du dich über einen Artikel informieren möchtest und dazu die Übersicht aufklappst, kannst du auch aus dieser heraus den Artikel in der gewünschten Menge in den Warenkorb legen.


Suche direkt im Warenkorb nach weiteren Artikeln

Gib direkt im Warenkorb die Suchbegriffe oder Artikelnummern ein und wähle den gewünschten Artikel aus. Direkt nachdem der Artikel im Warenkorb ist, kannst du die Menge, den Preis und den Rabatt ändern.


Lege fest, ob Zuschläge im Warenkorb angezeigt werden

Als Administrator kannst du nun festlegen, dass im Warenkorb keine Zuschläge angezeigt werden. Das kann wichtig sein, wenn deine Kunden selbst in Elements Warenkörbe anlegen können und du nicht möchtest, dass bereits hier eine Aussage zu Zuschlägen angezeigt und vielleicht sogar als verbindlich erachtet werden.


Facebook Goes Elements!

Damit deine du und deine Kollegen mit euren Kunden über Facebook kommunizieren können, musst du als Administrator nur Elements für deinen Facebook-Account freischalten. Danach kannst du bestimmen, welche deiner Facebook-Seiten du in Elements einbindest und welche Benutzer innerhalb dieser Kanäle kommunizieren dürfen. 

Wenn du zum Beispiel eine deutsche und eine englische Facebook-Seite hast, kannst du bequem festlegen, welche Benutzer die eingehenden Nachrichten der Kunden der jeweiligen Seite sehen und darauf reagieren können. Benutzer, die nicht in die Kommunikation eingebunden sind, werden weiterhin keine Nachrichten aus Facebook erhalten.


Kommuniziere mit deinen Kunden über Facebook

Ab sofort kannst du den Chat in Elements nicht nur nutzen, um dich mit deinen Kollegen auszutauschen. Denn du kannst nun deine Facebook-Seiten in Elements einbinden und so direkt aus dem Chat von Elements mit deinen Kunden kommunizieren! 

Selbstverständlich kannst du sofort sehen, ob es sich beim Chat um einen Facebook-Chat handelt oder nicht. Dann kannst du oder einer deiner Kollegen antworten. Solltest du dem Kunden antworten und feststellen, dass ein Kollege zum Thema mehr sagen kann, so kann dieser Kollege ohne Probleme im Chat mitwirken.


Du siehst den kompletten Verlauf einer Kommunikation über Facebook

Ein Kunde meldet sich über Facebook und er hat noch eine Frage, die ihm im gestrigen Chat nicht beantwortet worden ist. Du warst gestern aber gar nicht da und dein Kollege ist heute nicht da? Kein Problem! Du kannst den kompletten Verlauf der Kommunikation sehen und jeder deiner Kollegen kann dem Kunden antworten.


Sende deinen Kunden über Facebook Dokumente zu

Dein Kunde benötigt noch eine Bedienungsanleitung und schreibt dich dazu über Facebook an? Kein Problem. Wähle im Chat die Bedienungsanleitung über die Dokumentauswahl aus und schicke sie dem Kunden zu.


Dir stehen nun bereits in der Artikelliste mehr Informationen zur Verfügung

Wir haben uns erneut eure Erfahrungen und Rückmeldungen zu Herzen genommen. Und so haben wir die Standard-Ansicht angepasst, in der du die Artikel nach einer Suche siehst. Zudem haben wir eine kompakte Übersicht eingeführt, in der du – ähnlich wie im Warenkorb – viele Informationen zum ausgewählten Artikel sehen kannst, ohne die Details des Artikels ansehen zu müssen. Aktiviere die Übersicht doch mal, um zu sehen, welche Informationen dir dort angezeigt werden.


Deine Kunden haben alle Informationen zu deinen Artikeln, die sie benötigen

Haben deine Kunden Zugang zu Elements, so sehen sie in ihrer Artikelliste nur die für sie relevanten Informationen. Dazu werden zu jedem Artikel die Konditionen in Echtzeit ermittelt. 

Haben deine Kunden zum Beispiel individuell vereinbarte Preise oder Konditionen, so werden diese bereits in der Artikelliste, in der deine Kunden suchenangezeigt. 

Zudem sehen deine Kunden in der automatisch auf der rechten Seite eingeblendeten Übersicht alle für sie relevanten und von deinem Administrator freigegebenen Informationen. Dazu gehören neben ihrem Preis auch Bestände und Verfügbarkeiten, Beschreibungen und vielleicht auch Artikel, die mit dem Artikel in Relation stehen, wie zum Beispiel Zubehör. Wenn dein Administrator es eingerichtet hat, können sie sich hier auch Dokumente aus deinem ERP-System anzeigen lassen und diese herunterladen, zum Beispiel Bedienungs- oder Aufbauanleitungen.


Elements zeigt dir, wenn du mit einem optimalen Browser arbeitest

Wir stellen sicher, dass Elements optimal auf den beiden aktuellen Versionen der Browser Chrome und Edge funktioniert. Die darunter liegende Technologie wird zudem leider nicht von iOS unterstützt. 

Daher prüfen wir ab sofort bei der Anmeldung an Elements, ob das Betriebssystem und der Browser unterstützt werden und weisen dich darauf hin, wenn das nicht so ist. So kannst du immer optimal mit Elements arbeiten und vermeidest Fehler oder fehlerhafte Anzeigen in Elements.


JSchmidtUpdate November 2020

Update September 2020

Elements funktioniert jetzt auch mit der Sage 100 Version 9.0

Elements geht mit der Zeit und unterstützt dich in einer modernen Oberfläche und mit immer mehr Funktionen bei deiner täglichen Arbeit. Aber auch die Basis von Elements wird immer aktualisiert. Daher kannst du dir sicher sein, dass du mit Elements wie gewohnt arbeiten kannst, wenn dein Unternehmen mit der Sage 100 in der Version 9.0 arbeitet.


Wir haben eine eigene Referenznummer!

Du fragst dich jetzt bestimmt, was dir eine Referenznummer bringt, oder? Nun ja, das ist tatsächlich zuerst einmal unspektakulär. Wir erzeugen ab sofort in allen Warenkörben, Angeboten und Bestellungen, die in Elements erstellt oder aber auch bearbeitet werden, eine eigene, eindeutige Referenznummer.

Diese Referenznummer kann nun im Hintergrund für sehr viele Zwecke genutzt werden. Lass es uns doch mal an einem Beispiel durchgehen:

Stell dir bitte einmal vor, dass ein Kunde seine Bestellung bei dir mit einem Zahlungsdienstleister bezahlt. Um nach der Bezahlung auf den Verkaufsbeleg Bezug nehmen zu können, wird meistens eine eindeutige Nummer benötigt. Und da kommt die neue Elements-Referenznummer ins Spiel. Sobald diese an den Zahlungsdienstleister übergeben wird und danach auch noch im Verkaufsbeleg gespeichert wird, lassen sich beide in Bezug zueinander bringen. Das ist zum Beispiel sehr wichtig, wenn man Zahlungen eindeutig und schnell zu Bestellungen zuweisen möchte.

Dieses Feature mag also zuerst einmal für den Administrator interessant sein, kann für dich und deine Kollegen für einen noch optimierten Ablauf aber sehr hilfreich sein.


Endlich ist Schluss mit dem „Klickmarathon“ bei neuen Benutzergruppen

Als Administrator ist es dir vielleicht schon einmal passiert: Du legst eine neue Benutzergruppe an und musst nun alle Berechtigungen einzeln anklicken. Das kann schon etwas dauern.

Aber damit ist nun Schluss! Denn ab sofort werden neue Benutzergruppen mit allen Berechtigungen angelegt und du kannst dich dann entscheiden, welche Berechtigungen du dieser Benutzergruppe entziehst. Das macht es doch viel komfortabler, oder?


Du kannst nun schnell sehen, ob und wie lange ein Angebot noch gültig ist

Wie du weißt, kannst du in einem Angebot in Elements oder direkt im ERP-System eine Gültigkeitsdauer hinterlegen. Wenn du das nicht machst, ist das Angebot unbegrenzt gültig. Das kannst du nun in der Liste der Angebote schnell sehen. Wurde einem Angebot eine Gültigkeitsdauer hinterlegt, so siehst du das Datum, bis wann das Angebot gültig ist, in der Spalte. Andernfalls wird dir kein Datum angezeigt.

In Verbindung mit dem Icon für den Status des Angebots kannst du schnell den Stand des Angebots erkennen.


Wir haben die Adressprüfung verbessert

Wenn du bei der Eingabe von Adressen bereits einen Korrekturvorschlag angezeigt bekommst oder du weißt, dass all deine Adressen immer im Hintergrund geprüft werden, so freut es dich zu hören, dass wir unsere Aktion für die Adressprüfung weiter verbessert haben.

Ab sofort wird die Prüfung einer Adresse erst dann angestoßen, wenn du diese komplett eingegeben hast und der Cursor nicht mehr in einem Feld der Adresse ist. Bislang haben wir immer die Adresse bereits geprüft, wenn du von einem Adressfeld in das nächste gesprungen bist. Mit dieser Verbesserung ersparen wir dir unnötige Anfragen und können am Ende mit einer Anfrage alle Felder überprüfen lassen.


Übernehme die Zahlungskonditionen des Kunden in eine Bestellung

Du arbeitest viel mit Kunden, die immer wieder bei dir bestellen? Vermutlich hast du dann auch schon Zahlungskonditionen mit ihm vereinbart. Nutze jetzt die Zahlung per „Kundenstamm“ in einer Bestellung oder einem Angebot! Wenn du eine neue Bestellung oder ein neues Angebot auswählst, wird dir ab sofort immer die Zahlungskondition aus den Stammdaten des jeweiligen Kunden vorausgewählt. So kannst du dir sicher sein, dass der Kunde immer mit den gleichen Konditionen und auf die gleiche Art und Weise zahlt. Selbstverständlich kannst du für Bestellungen oder Angebote auch weiterhin andere Zahlungsarten auswählen, wenn dies durch deinen Kunden gewünscht wird.


Sehe nun immer die Dispositionsdaten zu einem Artikel im Warenkorb

Wenn du einen Artikel im Warenkorb anklickst, so werden dir in der seitlichen Leiste neben den bereits bekannten Informationen zum Artikel ab sofort auch immer die entsprechenden Dispositionsdaten angezeigt. So kannst du sofort sehen, ob der Artikel bestellt ist, ob Kunden den Artikel bestellt haben und wie hoch die Verfügbarkeit des jeweiligen Artikels ist. Die Dispositionsdaten beziehen sich immer auf das gesamte Unternehmen – also auf alle Standorte.


Du kannst Elements anpassen und es wieder rückgängig machen

Du hast bestimmt schon festgestellt, dass Elements nicht nur inhaltlich, sondern auch farblich angepasst werden kann. Wenn nicht, dann probiere es doch aus, wenn du in der Administration von Elements arbeiten kannst! Und keine Angst! Wenn dir die neuen Farben nicht gefallen und du Elements wieder in den gewohnten Farben sehen willst, kannst du das mit einem Klick rückgängig machen.


JSchmidtUpdate September 2020

Major Update August 2020

Elements ist jetzt noch „individueller“

Wie meinen wir das? Nun, Elements CRM bietet jetzt die Möglichkeit, an verschiedenen Punkten Individualisierungen mit Hilfe von eigenen Entwicklungen vorzunehmen. Wir bezeichnen diese Individualisierungen als „Aktionen“. Mit Hilfe verschiedener Aktionen versetzten wir Elements und damit dich in die Lage, anhand von zugeschnittenen Abläufen für dein Unternehmen deine Aufgaben schnell und sicher zu erledigen. Das klingt irgendwie abstrakt, oder?

Dann lass es uns doch einmal anhand von einigen Beispielen ansehen, was mit Aktionen in Elements bereits ab sofort möglich sein kann.

Erfasse den Retourenantrag für deinen Kunden direkt in Elements CRM

Du hast einen Kunden am Telefon, der Teile seiner Lieferung zurückschicken möchte? Dann kann in Elements CRM auf einen Klick in einem Popup-Fenster die Website angezeigt werden, auf der du die Rücklieferung für den Kunden anmelden kannst.

Individualisiere deine Preisgestaltung

Du möchtest gerne Preisnachlässe nutzen, wenn bestimmte Bedingungen eintreten? Oder du bist an verkaufsfördernden Maßnahmen interessiert, die automatisch ermittelt werden? Stell Dir zum Beispiel vor, du fügst den fünften Artikel aus einer Artikelgruppe einem Warenkorb hinzu und sofort werden alle fünf Artikel mit 5 % rabattiert. Du musst dir darüber keine Gedanken mehr machen, denn Elements unterstützt dich dank dieser Aktion.

Elements kann dich bei der Zusammenstellung von Artikeln unterstützen

Du legst einen Artikel in ein Angebot. Elements CRM zeigt dir bei diesem Artikel einen Hinweis an. Wenn du mit der Maus über den Hinweis fährst, wird dir angezeigt, dass du nicht vergessen darfst einen zusätzlichen Artikel in das Angebot mit aufzunehmen. Diese Information musst du also nicht auswendig kennen oder nachsehen. Das spart dir Zeit, denn du erstellst das Angebot schneller und musst dieses Angebot aufgrund des fehlenden Artikels nicht nachbessern. Gleichzeitig hilft das vermutlich auch deinen Kollegen.

Lass dich informieren, wenn ein Artikel nicht ins Ausland geliefert werden kann

Es gibt Länder, in die ihr bestimmte Artikel nicht liefern könnt? Dann kann Elements CRM dich darauf hinweisen, wenn Artikel in einer Bestellung, einem Angebot oder einem Warenkorb enthalten sind, die nicht in das Lieferland geliefert werden dürfen. Und das Beste ist, dass du eine derartige Bestellung nicht an das ERP-System übergeben kannst, wenn das so eingestellt worden ist.

Überprüfe Internationale Adressen 

Ihr habt viele Kunden im Ausland und es verursacht viel Aufwand, diese Adressen zu prüfen – wer auch immer das bei euch machen muss? Mit Elements CRM entfällt dieser Aufwand nun. Denn wenn du eine Adresse neu eingibst oder eine bestehende Adresse änderst, kann Elements CRM die Prüfung der Adresse veranlassen. Du merkst normalerweise nichts davon, außer die von dir angegebene Adresse ist nicht korrekt. Dann weist Elements CRM dich darauf hin und du kannst die korrekte Adresse übernehmen. Niemand hat mehr einen Aufwand aufgrund falscher Adressen.

Lass deine Bestellung vor der Übergabe an das ERP überprüfen

Wie klingt das für dich? Ein Kunde möchte auf Rechnung zahlen und Elements CRM entscheidet für dich, ob dieser Kunde das darf oder nicht. Oder er möchte per Lastschrift zahlen, allerdings sagt dir Elements CRM, dass der Kunde das aktuell nicht kann, da er viele offene Posten im Rechnungswesen hat.
Du musst dir also keine Gedanken mehr machen, ob und wie der Kunde zahlen darf, da Elements CRM nur das zulässt, was nach den Vorgaben möglich ist.


Arbeite effizienter mit unserem neuen Warenkorb

Wie du weißt, empfehlen wir dir den Warenkorb in Elements zum Erstellen von Angeboten oder Bestellungen zu nutzen. Wieso? Weil man beim Einkauf – egal ob on- oder offline, alles zuerst einmal in einen Waren-/Einkaufskorb legt und dann entscheidet, ob man diese Waren kauft oder nicht. Und während des Einkaufs kann ich meine Meinung noch ändern, zum Beispiel, weil ich alternative Artikel finde oder weil ich nicht so viel ausgeben möchte und Ware wieder aus dem Waren-/Einkaufskorb entnehme.

Erlebe nun deinen neuen Warenkorb! Er unterstützt dich komfortabel, um dadurch deinem Kunden das beste Einkaufserlebnis zu bieten.

Lege doch gleich einen Artikel wie gewohnt in einen neuen Warenkorb und rufe den Warenkorb danach auf. Du wirst sofort erkennen, dass der Warenkorb sprichwörtlich „mächtiger“ geworden ist. Als erstes siehst du, dass du nun nicht mehr nur die Mengen, sondern auch die Einzelpreise ändern kannst. Und du kannst auch sofort Rabatte bei einzelnen Artikeln vergeben. So kannst du bereits im Warenkorb individuell auf die Bedürfnisse deiner Kunden eingehen.

Klicke jetzt auf einen Artikel. Sofort ändert sich rechts die Warenkorbansicht und du siehst weitere, wichtige Informationen zu deinem ausgewählten Artikel.

  • Um welchen Artikel handelt es sich genau?
  • Gibt es weitere wichtige Angaben dazu?
  • Wie wird der Preis des Artikels ermittelt?
  • Erkenne sofort, ob die Möglichkeit besteht, dem Kunden durch höhere Mengen einen besseren Preis oder einen Rabatt zu gewähren?
  • Ist der Artikel überhaupt aktuell verfügbar und wo?
  • Welches Zubehör passt am besten zum ausgewählten Artikel?
  • Gibt es andere Artikel, die in einer anderen Relation zum ausgewählten Artikel stehen, zum Beispiel als Ersatzartikel?

Schau dir doch dabei auch einmal den Bereich Zubehörartikel genauer an. Mit einem Klick auf einen Zubehörartikel kannst du sofort weitere Informationen zu diesem einsehen. Möchte dein Kunde diesen Artikel haben? Dann „halte“ den Artikel mit der Maus fest und ziehe ihn, einfach per Drag and Drop in den Warenkorb in den Bereich mit den Positionen.

Selbstverständlich kannst du, wie bisher auch sofort Kunden einen Warenkorb anlegen, bzw. einem bestehenden Warenkorb zuweisen. Dabei werden wie gewohnt dessen Konditionen für den entsprechenden Warenkorb übernommen. Du siehst jetzt ab sofort auch dessen Anschrift und kannst nun bereits im Warenkorb eine abweichende Lieferanschrift anlegen. Und damit du in der späteren Bestellung oder im Angebot nichts mehr nachbessern musst, kannst du sogar den Liefertermin oder weitere Angaben im Warenkorb vornehmen.

Nutze den Warenkorb zukünftig noch mehr gemeinsam mit Kollegen

Stelle dir bitte einmal folgendes vor: Dein Kollege hat einen Kunden beraten und einen Warenkorb mit Artikeln angelegt. Nun sollst du deine Expertise mit einbringen und den Kunden weiter beraten. Der Kunde selbst soll aber komfortabel alle Artikel auf einmal bestellen und bezahlen können. Nun kannst du einfach den von deinem Kollegen angelegten Warenkorb übernehmen und diesen um Artikel erweitern! So wird der Kunde von euch gemeinsam und doch individuell mit eurem Fachwissen beraten und bekommt neben dem Service auch die für ihn optimalen Artikel angeboten und kann diese mit nur einer Bestellung bestellen und bezahlen!

Wie kann dein Kollege dich nun informieren, bzw. wie informierst Du deine Kollegen? Nun, du kannst deinen Warenkorb einfach per Elements-Nachricht als Link verschicken oder du klickst auf die Warenkorbübersicht und filterst nach den Warenkörben des Kollegen. Danach öffnest du den gewünschten Warenkorb und übernimmst diesen einfach.


Du profitierst von vielen kleinen Verbesserungen

Wir entwickeln Elements stetig weiter und achten hierbei darauf, dass du einen optimalen Nutzen hast und selbstverständlich auch die Oberfläche optisch ansprechend und auf dem aktuellsten Stand ist. Wir haben Elements sozusagen einem „Facelift“ unterzogen – mit vielen kleinen technischen und funktionellen Optimierungen. Findest du sie?

Zum Beispiel haben das Design in Listen- und Detailansichten, Belegübersichten, Feldern, Icons, Hinweisen, Meldungen bis hin zu den Tooltips optimiert.

Zudem haben wir auch funktionelle Optimierungen vorgenommen. Das betrifft zum Beispiel die Nachrichten oder das Kontextmenü der Artikel. Aber auch die Handhabung von Schaltflächen haben wir optimiert. Ab sofort wird dir überall dort, wo du zwischen mehreren Schaltflächen wählen kannst, die wohl wahrscheinlichste farblich hervorgehoben.

Und noch etwas: Nun kannst du in ALLEN Tabellen in Elements die Spaltenbreite anpassen. So kannst du dir deine Inhalte optimal für dich anzeigen lassen.

Du erkennst sofort, welche Felder Du in einer Tabelle bearbeiten kannst.


Erstelle ganz individuelle, auf deine Kunden zugeschnittene Angebote oder Bestellungen

Du musst oft Angebote oder Bestellungen mit vielen Artikeln erstellen und fasst diese gerne in Gruppen zusammen? Du bietest deinen Kunden auch gerne einmal Alternativartikel an? Oder du musst immer wieder Konditionen oder andere Besonderheiten in Angeboten oder Bestellungen ausweisen?

Du kannst das nun sehr komfortabel in Elements erledigen. Ab sofort kannst du nicht nur Artikel am Ende einer Positionsliste hinzufügen, sondern an jeder Stelle. Dazu rufst du mit einem Rechtsklick auf den Artikel einfach das Kontextmenü auf und fügst oberhalb des ausgewählten Artikels eine neue Position dafür ein.

Biete ab sofort alternative Artikel an

Du bietest deinen Kunden auch gerne einmal Alternativartikel an? Selbstverständlich wird dieser Alternativartikel nicht im Gesamtbetrag des Angebots berücksichtigt und klar als „Alternative“ auf dem Angebot ausgewiesen.

Dazu kannst du nun jeden Artikel in einem Angebot als Alternative ausweisen, indem du den Schalter „Ist Alternativartikel“ in der Detailansicht des Artikels aktivierst. Die Detailansicht erreichst du am besten, indem du doppelt auf die Positionsnummer des Artikels, der eine Alternative sein soll, klickst.

Und noch etwas: Natürlich achtet Elements darauf, dass du alternativ angebotene Artikel nicht in eine Bestellung übernehmen kannst, denn ansonsten würde der Kunde dafür ja nichts bezahlen müssen.

Räume einen Rabatt auf ausgewählte Artikel ein

Wäre es nicht super, wenn du einem Kunden einen Rabatt auf ausgewählte Artikel in einer Bestellung geben könntest? Nichts einfacher als das! Fasse die gewünschten Artikel in einer Gruppe zusammen und gebe auf alle Artikel in dieser Gruppe einen Rabatt. Alle Artikel, die nicht in der Gruppe enthalten sind, werden natürlich nicht rabattiert.

Wie du das am besten machst? Angenommen du hast viele Artikel in einer Bestellung und möchtest diese in zwei Gruppen mit je einer Zwischensumme zusammenfassen, wobei du auf die Artikel der zweiten Gruppe einen Rabatt geben möchtest.

Rufe dazu das Kontextmenü des ersten Artikels auf und wähle „Gruppe hinzufügen“ aus. Gebe der eingefügten Gruppe einen Namen. Gehe nun zu dem Artikel, der als erster in der zweiten Gruppe sein soll und wähle im Kontextmenü den Eintrag „Zwischensumme hinzufügen“ aus. Rufe im Kontextmenü des gleichen Artikels nochmals „Gruppe hinzufügen“ aus und benennen die Gruppe. Klicke abschließend am Ende der Positionsliste auf „+ Hinzufügen“ und wähle „Zwischensumme hinzufügen“ aus. Hinterlege nun in der Zwischensumme den Rabatt, der für die darin enthaltenen Artikel gelten soll. Fertig!

Weise individuelle Konditionen, Vereinbarungen und Besonderheiten in Angeboten und Bestellungen aus

Es kann immer wieder mal vorkommen, dass du dem Kunden im Rahmen eines Angebots noch zusätzliche Hinweise geben willst, die nicht auf einen bestimmten Artikel bezogen sind. Das kannst du nun machen, indem du einfach Texte in dein Angebot oder deine Bestellung einfügst. Nutze dazu einfach die Möglichkeit, Texte als Positionen hinzuzufügen. Schreibe nun einen individuellen Text, den du möchtest und nutze gerne auch Zeilenumbrüche, um den Text zu strukturieren.


Bleibe auf dem Laufenden

Ist es dir schon einmal passiert, dass du in Elements Veränderungen festgestellt hast, und du dich gefragt hast, seit wann es das gibt und was genau hinter der Änderung steckt?

Wir wollen, dass dir Elements deine tägliche Arbeit erleichtert. Dies inspiriert uns, stetig Verbesserungen und Neuerungen in Elements zu integrieren.

Du bekommst ab sofort automatisch einen Hinweis auf unsere Release Notes, immer wenn wir eine neue Version von Elements veröffentlicht haben. Nimm dir die Zeit und schaue dir diese Informationen an. Denn damit machen wir gemeinsam Elements immer besser und du hast weiterhin viel Freude an Elements.

Ach ja. Du kannst dir die letzten Verbesserungen und Neuerungen immer direkt in Elements ansehen, indem du das Menü oben rechts aufrufst und den Eintrag „Release-Notes“ anklickst.


Du kannst deine Favoriten nun umbenennen

Wie du weißt, hast du in Elements die Möglichkeit, dir eigene Favoriten anzulegen. Mit Favoriten kannst du individuelle Listen anlegen, die du immer wieder nutzen kannst.
Bislang konntest du einen bestehenden Favoriten nur „umbenennen“, indem du ihn gelöscht und neu angelegt hast. Jetzt kannst du ihn auch direkt umbenennen.

Finde alle Informationen zu einer E-Mail-Adresse

Ein Kunde schreibt dir und du hast nur seine E-Mail-Adresse? Dann kopiere sie und suche danach in Elements. Egal, in welchem Arbeitsbereich du suchst, es werden immer alle Ergebnisse aus dem ERP-System angezeigt, die diese oder eine ähnliche E-Mail-Adresse enthalten.


Jetzt hast du deine Arbeitsbereiche immer im Blick

Dein Administrator kann nun in Elements festlegen, ob und welche Arbeitsbereiche bei dir permanent geöffnet sind. Das bedeutet, dass diese Arbeitsbereiche schon aufgerufen werden, wenn du dich anmeldest und du diese Arbeitsbereiche auch nicht aus Versehen schließen kannst.

Wie kann dir das helfen? Ganz einfach! 

Angenommen du arbeitest im Kundenservice und beantwortest E-Mails und Telefonate. Dann bearbeitest du im Arbeitsbereich „Mail“ die E-Mails. Zudem suchst du immer wieder mal nach Bestellungen oder Kunden. Jetzt kannst du schon bei der Anmeldung diese Arbeitsbereiche laden lassen und kannst zwischen ihnen wechseln. Dabei besteht nicht die Gefahr, dass du einen dieser Arbeitsbereiche schließt und bei der nächsten Recherche nochmals aufrufen musst. Das spart Zeit und zudem findest du die Arbeitsbereiche immer da, wo du es gewohnt bist.


Nun können deine Kunden auch mit Guthaben zahlen

In Elements kann nun das Guthaben aus einer Kundenkarte in einer Bestellung oder einem Angebot eingelöst werden. Allerdings gibt es dafür kleine Voraussetzung, denn es funktioniert nur in Verbindung mit dem 4SELLERS Shopsystem, einer Anpassung im ERP-System, in der das Guthaben nach individuellen Regeln ermittelt werden kann, sowie angelegten Kundenkarten.

Sobald alle diese Voraussetzungen vorliegen, siehst du bei der Zusammenfassung eines Angebots oder einer Bestellung das Guthaben deiner Kunden auf dessen Kundenkarte und kannst es einlösen, wenn dein Kunde dies wünscht.

Da es sich beim Guthaben um einen vom Händler gewährten Rabatt handelt, kann er die Bedingungen zum Einlösen vorgeben. Daher kann das Guthaben nur auf rabattfähige Artikel eingelöst werden.


Du siehst die wichtigsten Informationen zu einer Bestellung auf einen Blick

Immer wieder haben wir Rückmeldungen dazu erhalten, welche Informationen du und andere Benutzer in Elements benötigen, um sich einen schnellen Überblick über eine Bestellung zu verschaffen. Daher haben wir unsere Ansicht „Bestellungen Standard“ umgebaut und all diese relevanten Informationen in eine Liste gepackt. Nun siehst du auf einen Blick auch die Zahlungs- und Versandkonditionen aus deinem ERP-System in Elements und kannst mit nur einem Klick auf alle Belege in der Bestellung zugreifen.


Unterbreite deinem Webshop-Kunden ein individuelles Angebot

Mal angenommen, Du telefonierst mit einem Kunden, der in deinem Webshop einen Warenkorb angelegt hat und nun Fragen hat oder eine Beratung wünscht. Du möchtest dem Kunden nach oder auch während Eures Gesprächs ein individuelles Angebot unterbreiten und dieses im ERP-System festhalten? Dann hast du jetzt die Möglichkeit einen Warenkorb, der mit dem 4SELLERS Shopsystem verknüpft ist, auch in ein Angebot zu übernehmen.

Selbstverständlich kannst du auch ein bereits in Elements begonnenes Angebot an deinen Kunden übergeben, damit dieser das Angebot dann über den Webshop bestellen kann. Biete deinen Kunden durch diese Unterstützung ein einmaliges Einkaufserlebnis.


Lege schnell eine neue Bestellung oder einen neuen Kunden an

Mit Elements empfehlen wir dir, zum Erstellen von Angeboten oder Bestellungen den Warenkorb zu nutzen. Daher haben wir den Warenkorb funktionell auch deutlich erweitert.

Nichts desto trotz muss es auch einmal „schnell“ gehen, wenn ein Kunde zum Beispiel einen Artikel kaufen möchte und keine Beratung braucht. Dann kannst du ab sofort die neue Funktion „Neues erstellen“ direkt neben der globalen Suche nutzen. Wähle beispielsweise „Neue Bestellung“ aus und es wird eine neue Bestellung in einem neuen Arbeitsbereich geöffnet.

Über dieses Menü kannst du auch eine neue E-Mail, ein neues Angebot oder einen neuen Kunden anlegen.


Dein Standort ist nun wichtiger denn je

Du arbeitest in einer Filiale oder betreust nur Kunde und Bestellungen aus einem anderen Land? Dann gibt es gute Neuigkeiten für dich! Denn ab sofort sind die Vorgaben des Standortes, an dem du angemeldet bist, automatisch gesetzt.

Am besten zeigen wir dir das an ein paar Beispielen:

  1. Du arbeitest in einer Filiale und wenn ein Kunde hier einkauft, gelten spezielle Preise und vielleicht auch Rabatte. Nun steht ein Kunde vor dir, der schon mehrfach über euren Webshop eingekauft hat. Du legst eine neue Bestellung an und fügst den Kunden hinzu, da er ja schon im ERP-System angelegt ist. Und obwohl im Kundenstamm die für den Webshop gültige Preisliste hinterlegt ist, werden in der Bestellung die für deine Filiale gültigen Preise herangezogen. Es ist also egal, welche Einstellungen bei deinem Kunden hinterlegt sind, diese werden in diesem Fall durch die Filialeinstellung überschrieben.
  2. Ein anderes Beispiel: Du betreust am Telefon die Kunden in Großbritannien. Dazu arbeitest Du immer am Elements-Standort „UK“, an dem neben der Preisliste „UK“ auch die Sprache „Englisch“ vorgegeben ist. Nun ruft ein Kunde an, der noch nicht bei dir bestellt hat. Du legst also eine neue Bestellung an und legst den Kunden im Zuge dessen neu im ERP-System an. Die Bestellung entnimmt die Preise der Preisliste „UK“, die Bestellung wird in britischen Pfund angelegt und die Sprache des Belegs ist „Englisch“. Mit diesen Daten wird auch der neue Kunde im ERP-System angelegt.
  3. Du kannst dir einfach folgendes merken: Der Standort „gewinnt“ vor dem Kunden. Wenn also beim Standort Vorgaben festgelegt sind, werden diese beim Anlegen einer neuen Bestellung, eines neuen Angebots oder eines neuen Warenkorbs IMMER übernommen. Gibt es keine Vorgaben, so werden die Vorgaben aus den Stammdaten des bereits im ERP-System angelegten Kunden übernommen. Erst, wenn es hier auch keine Vorgaben gibt, werden die Vorgaben aus der Basiskonfiguration in Elements entnommen. Diese findest du ganz leicht heraus, wenn du einfach eine neue, leere Bestellung erstellst.

Ach ja, folgende Vorgaben können am Standort vorgenommen werden: Kundengruppe, Preisliste, Rabattliste, Sprache, Kostenstelle und Kostenträger.


Lege nun fest, welche E-Mails du zuerst bearbeitest

Bisher konntest Du deine E-Mails nicht sortieren. Ab sofort kannst du die Liste der E-Mails nach Datum auf- oder absteigend sortieren und damit selbst festlegen, welche E-Mails zu zuerst bearbeitest. Damit kannst Du beispielsweise die ältesten beantworten und musst dafür nicht erst nach unten scrollen.

Ein kleiner Tipp: Wenn du eine „alte“ E-Mail aufrufst und das kleine +-Icon links daneben siehst, klicke es an. Denn es kann ja sein, dass diese E-Mail nicht die aktuellste in dieser Konversation ist?


Nutze die dir bekannten Textbausteine aus deinem ERP-System

Wenn du es gewohnt bist, in einer Bestellung oder einem Angebot Textbausteine zu nutzen, um immer wiederkehrende Informationen in diesen Belegen zu verwenden, dann kannst du das jetzt auch in Elements machen. Du kannst ab sofort Textbausteine im Kopf- oder Fußbereich auswählen, die du im ERP-System gespeichert hast.


Welches Bild soll bei deinen Artikeln angezeigt werden?

Nun kann dein Administrator festlegen, ob und welches Artikelbild du in der Übersicht der Artikel sehen kannst. Dabei kann er zwischen drei Optionen wählen.

Du kannst schon mehrere Bilder im Artikel sehen, aber das „Hauptbild“ wird nicht in der Übersicht, sondern erst an nachgelagerter Stelle angezeigt? Dann kann dein Administrator festlegen, in welcher Reihenfolge die Bilder aus dem ERP-Modul „4SELLERS Plattform“ angezeigt werden.

Du kannst keine Bilder sehen, weißt aber, dass in eurem ERP-System Artikelbilder in Verkaufsbelegen verwendet werden? Dann kann dein Administrator eben diese Bilder auch in Elements anzeigen lassen.

Ihr pflegt im ERP-System gar keine Bilder? Dann kann dein Administrator die Anzeige der Bilder deaktivieren.


JSchmidtMajor Update August 2020

Update Juni 2020

4SELLERS Elements als Cloud-Software entwickelt sich jeden Tag weiter. Auf dieser Seite möchten wir dir einen Überblick über alle Fortschritte und Entwicklungen geben.

Folgende Neuerungen sind im Update Juni 2020 enthalten:


Dein Arbeitsbereich wird jetzt noch übersichtlicher

Wir haben die Arbeitsbereichs-Leiste auf der linken Seite für dich übersichtlicher und anwenderfreundlicher gestaltet. Der aktive Menüpunkt eines Arbeitsbereichs wird jetzt deutlich farbig markiert und unter jedem Icon steht nun zusätzlich der Name des jeweiligen Arbeitsbereichs. Unter dem letzten geöffneten Arbeitsbereich befindet sich jetzt ein kleines „+“-Icon, über das du schnell und komfortabel neue Arbeitsbereiche öffnen kannst. Auch das „Schließen“-Icon hat eine neue, leichter bedienbare Position erhalten: Es befindet sich jetzt in der rechten oberen Ecke eines Menüpunkts. Wenn du den Mouse-Cursor darauf bewegst, wird es dir angezeigt.


Suche noch schneller durch verbesserte Filter

Bisher wurden aktive Suchfilter in der Listenansicht zurückgesetzt, wenn du eine neue Suchanfrage ausgelöst hast. Ab sofort kannst du noch effektiver arbeiten, da bei einer neuen Suche die Schnellfilter erhalten bleiben. Um dir stets die besten Suchergebnisse zu bieten, haben wir die Sortierung aus den Ansichten entfernt und zeigen dir stattdessen immer die relevantesten Treffer zuerst an. Selbstverständlich kannst du weiterhin Favoriten mit einer von dir vorgegebenen Sortierung anlegen.


Verbesserungen der Usability in Elements

Um die Usability für dich noch weiter zu verbessern haben wir einige Anpassungen an der Oberfläche vorgenommen. Über die optisch überarbeitete Arbeitsbereichsleiste können nun direkt neue Bereiche geöffnet werden und der aktive Arbeitsbereich wird hervorgehoben. Ebenso wurde die Anmutung der Icons, Tooltips und die allgemeine Farbgebung/Typografie überarbeitet und weiter optimiert.


JSchmidtUpdate Juni 2020

Update April 2020

4SELLERS Elements als Cloud-Software entwickelt sich jeden Tag weiter. Auf dieser Seite möchten wir dir einen Überblick über alle Fortschritte und Entwicklungen geben.

Folgende Neuerungen sind im Update April 2020 enthalten:


Bearbeite deine E-Mails noch schneller mit Autotext

Du kennst das vielleicht von deinem Textbearbeitungsprogramm. Dort kannst du ein Wort oder eine Abkürzung eingeben und es wird automatisch ein Textbaustein angefügt. Das kannst du jetzt auch in einer E-Mail nutzen. Dazu muss dein Administrator nur ein Stichwort als „Autotext“ in den Einstellungen eines Textbausteins hinterlegen und schon kannst du dieses Stichwort nutzen. So kannst du häufig verwendete Textbausteine mit Hilfe eines Stichwortes in eine E-Mail aufnehmen und weniger häufige Textbausteine weiterhin manuell auswählen.


Erhalte einen Hinweis, wenn Du einen Link aufrufst

Wenn Du einen externen Link innerhalb einer E-Mail anklickst, wird dir ab sofort eine Hinweismeldung angezeigt. Erst nach einer erneuten Bestätigung wird der Link in einem neuen Tab geöffnet. Das haben wir zu deiner Sicherheit eingebaut, denn du wirst darauf hingewiesen, dass du einen externen Link aufrufst und kannst es nochmals verhindern, wenn du dir bei dem Link nicht sicher bist.


Füge Artikel noch komfortabler zu einer Bestellung hinzu

Mit Hilfe der schnellen und komfortablen Suche nach Artikeln konntest du bislang den Elements Warenkorb befüllen. Wolltest du hingegen einen Artikel zu einer Bestellung hinzufügen, so war dies anhand der Vorschlagsliste oder der erweiterten Suche in der Bestellung möglich.

Nun kannst du endlich direkt aus der Artikelliste heraus einen Artikel zu einer Bestellung hinzufügen. Was heißt das für dich? Du kannst weiterhin wie gewohnt den gewünschten Artikel in der Liste suchen und Dir mit allen für dich wichtigen Informationen anzeigen lassen. Jetzt kannst Du den Artikel nicht mehr nur einem Warenkorb hinzufügen, sondern auch einer Bestellung! Dabei prüft Elements sogar, zu welcher deiner geöffneten Bestellungen der Artikel hinzugefügt werden kann. Probier es doch gleich einmal aus!

Selbstverständlich kannst Du das auch bei Angeboten anwenden.


Gestalte dein Dashboard nach deinem Geschmack

Wie bereits angekündigt, wird dein Dashboard immer mehr zu deiner Zentrale. Und dazu gehört es, dass du dir dein Dashboard nach deinen Anforderungen und Wünschen gestalten kannst. Was genau kannst du nun mehr machen? Wir möchten es dir einmal an zwei Anwendungsfällen erklären.

Ich möchte meine E-Mail-Postfächer im Überblick haben.
Ich bin bei uns für zwei Postfächer verantwortlich und habe natürlich noch meine eigenen E-Mails. Ich möchte alle Postfächer im Überblick haben, um schnell reagieren zu können. Also lege ich mir zuerst einmal ein neues E-Mail-Widget an und stelle es auf die Größe „2×3“ ein. Nun wähle ich die Kategorie „Kundenservice“, denn das ist das Postfach, das ich bearbeiten muss. Abschließend benenne ich das Widget in „Kundenservice“ um. Das wiederhole ich für die Kategorie „Buchhaltung“ und „Meine Nachrichten“. Nun sehe ich in meinem Dashboard alle drei Postfächer auf einen Blick!

Ich möchte schnell einen Überblick über meine Aufgaben haben.
Ich möchte meine offenen und überfälligen Aufgaben, aber auch meine gesendeten Aufgaben im Blick haben. Dazu füge ich ein neues Widget „Aufgaben“ ein und stelle die Größe auf „3×2“ ein. Nun gebe ich an, dass das Widget 3 Bereiche enthalten soll. Pro Bereich wähle ich den Widgettyp „Aufgabe“ aus und wähle die Kategorie der Aufgabe aus und gebe dem Bereich die Bezeichnungen „offen“, „überfällig“ und „gesendet“. Nun sehe ich ein Widget mit drei Reitern und kann schnell zwischen diesen Reitern wechseln.

Hast Du andere Ideen? Probier sie doch gleich einmal aus!


Wir haben die Zuordnung von E-Mails verbessert

Wir arbeiten fleißig daran, dir so viele Informationen wie nötig zu geben, damit du schnell deine E-Mails bearbeiten kannst. Dazu prüfen wir nun auch, ob in einer E-Mail auch Inhalte enthalten sind, die in einer Bestellung im Feld „Ihr Zeichen“ hinterlegt sind.


JSchmidtUpdate April 2020

Update März 2020

Füge zusätzliche Informationen aus deinem ERP-System in Listen ein

Dir fehlen Informationen in Elements, die du bei einem Artikel, einem Kunden oder einem Beleg im ERP-System sehen kannst? Kein Problem! Dein Administrator kann dir diese Informationen zur Verfügung stellen, die du dann einfach als Spalten in deine Listenansicht integrierst.


In der Bestellung siehst du die bisherige E-Mail-Kommunikation

Wenn dich ein Kunde anruft und du seine Bestellung aufrufst, siehst du im neuen Reiter „Kommunikation“ die komplette E-Mail-Historie, die es zu der Bestellung gibt.
Und das Beste: du kannst auch sofort aus der Bestellung heraus eine Antwort schreiben!
Achja, die Expertenansicht kannst du aufrufen, indem Du in der Detailansicht oben rechts den Umschalter auf „grün“ stellst.


Beim Kunden siehst du alle verknüpften E-Mails

Rufst du einen Kunden auf, so kannst du alle E-Mails sehen, die jemals mit diesem Kunden verknüpft worden sind. Du findest diese in der Expertenansicht im Reiter „Kommunikation“.
Und sollte eine der E-Mails mit einer Bestellung oder einem Artikel verknüpft sein, so kannst du sofort in der rechten Box die dir bekannte Kurzübersicht zu der Bestellung oder dem Artikel sehen. Wie gewohnt kannst du diese in einem eigenen Arbeitsbereich aufrufen, um dir die Details anzusehen.
Du kannst aber auch auf eine der E-Mails antworten – und das direkt aus der Kundenansicht heraus!


Sehe auf einen Blick, ob es zu einem Artikel bereits E-Mails gab

Wenn du dir die Details eines Artikels ansiehst, kannst du im Reiter „Kommunikation“ (diesen findest Du in der Expertenansicht) alle E-Mails sehen, die mit dem Artikel verknüpft worden sind. So gewinnst Du einen Eindruck, wie viele E-Mails zu diesem Artikel bereits geschrieben worden sind und in welchem Zusammenhang. Selbstverständlich siehst Du auch, ob diese E-Mail mit einer Bestellung verknüpft ist. Tatsächlich kannst du aus dem Artikel heraus eine E-Mail beantworten, wenn du das willst.


Sei Dir sicher, dass dein Vertreter-Kennzeichen in die Bestellung übernommen wird

Du profitierst direkt von jeder Bestellung, die du über Elements anlegst? Dann hinterlege in deinem Profil dein Vertreter-Kennzeichen und schon wird dieses automatisch in jeder Bestellung hinterlegt, die Du in Elements anlegst – und das unabhängig von Vertreter-Kennzeichen, die bei bestehenden ERP-Kunden hinterlegt sind.


Nutze Textbausteine und Signaturen in E-Mails

Wenn Du eine E-Mail in Elements schreibst, kannst du ab sofort auf vorhandene Textbausteine und Signaturen zugreifen. Wähle diese dem Anlass entsprechend aus der Kopfzeile aus und beschleunige damit die Bearbeitung deiner E-Mails! Klicke einfach auf das Symbol mit den Anführungszeichen und schon kannst Du eine deiner Signaturen auswählen – das kennst du ja bestimmt auch aus deinem Textbearbeitungsprogramm. Signaturen verbergen sich gleich daneben. Klicke einfach auf das Symbol mit den Anführungszeichen und schon kannst Du aus eine deiner Signaturen auswählen.


Jetzt kannst Du Formulare nicht mehr aus Versehen schließen

Du suchst im Warenkorb nach einem Kunden und es gibt zu viele Vorschläge. Mit der Eingabetaste oder einem Klick auf die Lupe kannst du deine Suche verfeinern. Bislang musstest du aufpassen, dass du nicht aus Versehen neben das Suchformular klickst. Denn dann hat sich dieses geschlossen. Das ist ab sofort nicht mehr der Fall, denn du kannst das Formular nur schließen, indem du bewusst eine Aktion innerhalb des Formulars ausführst, z. B. Schließen, Abbrechen, Abschließen oder Übernehmen.


Der Inhalt eines Feldes wird automatisch markiert

Eine kleine, aber feine Funktion, die dich nochmal etwas schneller macht! Sobald du während der Bearbeitung ein Feld aufrufst, wird dessen kompletter Inhalt markiert. So kannst du schnell den Inhalt ändern. Das ist vor allem bei Mengen und Preisen sehr praktisch, denn aus einer 1 wird schnell eine 2 und nicht eine 12.


Rufe jede beliebige Sendungsverfolgung aus Elements auf

Ab sofort kann dein Administrator Elements so konfigurieren, dass du den Status von Sendungen verfolgen kannst, die von Elements nicht angeboten werden. Rufst du z. B. eine Sendung von GLS auf, so wirst du darauf hingewiesen, dass du die Sendungsverfolgung direkt aufrufen musst. Klicke dann einfach auf die Schaltfläche „Trackinginformationen beim Anbieter aufrufen“ und schon öffnet sich die Sendungsverfolgung in einem neuen Tab.


Elements merkt sich nun, wenn du ein Experte bist

Elements ermöglicht es dir, schnell auf die wichtigsten Daten zuzugreifen. So sieht du beim Aufruf einer Bestellung zuerst einmal nicht alle Informationen, die in der Bestellung enthalten sind. Wenn du aber ein Experte bist und immer wieder auf die weiteren Daten zugreifen musst, kannst du dir die Expertenansicht aufrufen, indem du oben rechts den Umschalter auf “grün“ stellst. Das Gute ist, dass Elements sich diese Einstellung merkt, so lange du angemeldet bist. Somit kannst du immer die Expertenansicht nutzen, wenn du dich dazu entschlossen hast.


Es ist nun egal, in welchem Zustand ein Arbeitsbereich geöffnet ist

Bislang haben wir versucht, dir bei jedem Arbeitsbereich zu zeigen, ob in diesem eine Listen- oder Detailansicht geöffnet ist. Nachdem wir aber festgestellt haben, dass dir diese Information im Arbeitsalltag keinen Mehrwert bringt, haben wir sie entfernt.


Bearbeite nur E-Mails, die kein Kollege bearbeitet

Wenn du eine gelb hinterlegte E-Mail in deiner Liste siehst, weißt du, dass ein Kollege diese aktuell ansieht. Du willst wissen, welcher Kollege das ist? Kein Problem! Fahre mit der Maus über das blaue Symbol in der rechten, unteren Ecke und schon siehst du, welcher Kollege die E-Mail gerade betrachtet.


Dein Dashboard wird zu deiner Zentrale

Bislang ist dir dein Dashboard vielleicht noch nicht so aufgefallen. Aber du kannst bereits jetzt schon Widgets dort platzieren, die dir einen schnellen Überblick verschaffen. Und wir werden es immer mehr ausbauen, so dass es zu deiner Zentrale wird. Daher findest du das Dashboard nun auch hinter dem Tacho-Symbol oberhalb der Arbeitsbereiche.

Und die Übersicht der Arbeitsbereiche? Die ist nach unten links gewandert.


Siehe sofort, wie eine Liste sortiert ist

Nun erkennst du auf einen Blick, nach welcher Spalte eine Liste sortiert ist. Wenn in einer Spalte der dir bekannte Pfeil neben der Spaltenüberschrift nach oben zeigt, ist aufsteigend sortiert – also alt zu neu oder klein zu groß. Zeigt der Pfeil hingegen nach unten, so ist die Liste absteigend sortiert – also neu zu alt und groß zu klein.


Filtere eine Liste, so wie du es kennst

Du möchtest eine Liste auf bestimmte Einträge filtern? Dann fahre mit der Maus einfach auf das Eingabefeld unterhalb der Spaltenüberschrift. Sobald du ein kleines Filter-Symbol in dem Eingabefeld siehst, kannst du dir alle Filteroptionen aufrufen und wie gewohnt die Kriterien angeben oder auswählen, nach denen die Liste gefiltert werden soll.


Teile uns deine Meinung zu Elements mit

Du hast eine Frage zu Elements? Du hast eine Idee, wie wir Elements noch besser machen können? Du hast einen Fehler gefunden? Dann teile uns und allen anderen Elements-Nutzern deine Meinung mit! Mit nur zwei Klicks bist du in unserem Forum und kannst beitragen, abstimmen und sehen, was andere Elements-Nutzer meinen. Klicke rechts oben auf dein Bild oder deine Initialen und rufe „Feedback“ auf.


Lege fest, welche E-Mails du zuerst bearbeiten möchtest

Die meiste Zeit arbeitest du die E-Mails in einem festgelegten Ordner ab. Gib diesen Ordner doch in deinem Benutzerprofil an. Dann werden dir immer die E-Mails in deinem favorisierten Ordner angezeigt, wenn du einen neuen Arbeitsbereich mit Mails aufrufst.


JSchmidtUpdate März 2020