4SELLERS ELEMENTS als Cloud-Software entwickelt sich jeden Tag weiter. Auf dieser Seite möchten wir dir einen Überblick über alle Fortschritte und Entwicklungen geben.
Elements entwickelt sich immer weiter und soll dich bei deiner täglichen Arbeit nicht nur unterstützen sondern dir auch Freude bereiten. Wir haben nun einige Funktionen für eine bessere Bedienbarkeit umgestaltet.
Erstelle neue Elemente
Die wohl schnellste Möglichkeit, einen neuen Kunden oder eine neue Bestellung anzulegen, findest du wie gewohnt direkt neben der Suche. Hast du aber nach einer Bestellung oder einem Kunden gesucht und befindest dich in den Suchergebnissen, so kannst du nun oberhalb der Suchergebnisse prominent einen neuen Datensatz anlegen.
Das bislang eher unauffällig im unteren Bereich platzierte +-Symbol steht dir nun nicht mehr zur Verfügung.
Hast du die Details eines Datensatzes geöffnet, so wird die Hauptaktion im Detail blau angezeigt. Du kannst aber weiterhin schnell einen neuen Datensatz anlegen.
In Elements werden alle Suchergebnisse in einer vorgegebenen Standard-Ansicht ausgeliefert. Diese enthält Informationen, die in den meisten Fällen für eine Übersicht der Daten ausreichen.
Schon immer kannst du eigene Ansichten anlegen und genau die von dir gewünschten Informationen darin anzeigen lassen. Wir haben nun einige Optimierungen vorgenommen, die wir hier kurz erklären möchten.
Die Auswahl der Ansichten findest du nicht mehr links oberhalb der Suchergebnisse, sondern rechts. Um eine Ansicht zu verwalten, kannst du auf die Auswahl klicken. Du siehst dann neben den Ansichten ein Dreipunktmenü. Dieses enthält die möglichen Optionen für die jeweilige Ansicht. An den Optionen selbst hat sich nichts geändert.
Wir haben nun allerdings die Bearbeitung einer Ansicht optimiert. Damit du nun nicht mehr zwischen bereits in der Ansicht enthaltenen und noch nicht darin enthaltenen Feldern hin- und herschalten musst, werden beide Feldtypen untereinander dargestellt. Du siehst zuerst die also die in der Ansicht enthaltenen Felder, die du weiterhin in der Reihenfolge verändern oder aus der Ansicht entfernen kannst.
Darunter siehst du dann alle Felder, die dir für diese Ansicht noch zur Verfügung stehen.
Zudem siehst du nun immer eine kleine Suche, in der du direkt nach dem gewünschten Feld suchen kannst. Die Suchergebnisse werden eingegrenzt und du kannst sehen, welche Felder bereits in der Ansicht enthalten sind und welche noch nicht.
Möchtest du ein Feld in die Ansicht aufnehmen, kannst du es einfach anklicken. Es wird am Ende der bereits zugeordneten Felder aufgenommen und du kannst es an die gewünschte Stelle schieben.
Nützlich ist es, dass ein neu hinzugefügtes Feld sofort in den Suchergebnissen mitsamt dessen Inhalt angezeigt wird ohne dass du die Ansicht speichern musst. So kannst du schnell sehen, ob das hinzugefügte Feld die von dir gewünschten Daten beinhaltet.
Du kannst nun also auch temporär ein Feld hinzufügen ohne es endgültig in der Ansicht zu speichern!
TIPP
Ich möchte mir in der Standardansicht der Artikel kurz eine zusätzliche Preisliste anzeigen lassen. Dazu suche ich nach dem Namen der Preisliste, klicke das gewünschte Feld an und schiebe es an die von mir gewünschte Stelle. In der Ansicht wird mir die Preisliste eingeblendet, ohne dass ich sie als eigene Ansicht speichere.
Noch praktischer ist dieser Anwendungsfall für die Ansicht der erweiterten Kachel. Denn dort wird jedes zusätzlich ausgewählte Feld einfach unten in der Kachel hinzugefügt.
BEISPIEL
Hast du deine Ansicht fertiggestellt, kannst du diese wie gewohnt speichern oder einfach weiterarbeiten.
Möchtest du während des Bearbeitens der Ansicht den Arbeitsbereich schließen, wirst du darauf hingewiesen, dass du die Änderungen noch nicht gespeichert hast. Du kannst dies dann nachholen.
Mit dieser Funktion ist es nun möglich, dass du auch die Standard-Ansicht für deine Suche anpassen kannst. Sobald du den Arbeitsbereich schließt, kannst du entscheiden, ob du die Änderungen eventuell in eine eigene Ansicht speicherst.
Die Sortierung funktioniert nun intuitiver und komfortabler. Sobald du auf die Sortierung im oberen, rechten Bereich der Suche klickst, öffnet sich eine Auswahl. Insofern verschiedene Sortierungen möglich sind, kannst du wählen, ob du auf- oder absteigend sortieren möchtest. Du erkennst die aktuelle Sortierreihenfolge sowohl am Symbol neben dem Feldnamen als auch am Haken neben der Sortierung selbst.
Die Zeit des mühsamen Scrollens ist nun auch vorbei, denn du kannst im Suchfeld das Feld suchen, nach dem du sortieren möchtest. Bei der Eingabe werden dir alle zum Suchbegriff passenden Felder angezeigt. Wähle danach das Feld aus und passe ggf. noch die Sortierung an.
Wenn du mit benutzerdefinierten Sortierungen arbeitest, kannst du nun schneller die Funktion aufrufen, indem du nach „benutzer“ im Suchfeld suchst.
Für die bessere Bedienbarkeit werden dir nun im oberen Bereich der Suche die vollen Bezeichnung der ausgewählten Ansicht und Sortierung angezeigt. Nun wird auch die Bezeichnung der aktuell ausgewählten Anzeige angezeigt. Zudem findest du sie nicht mehr auf der gleichen Ebene wie die Sortierung und die Filterung sondern eine Ebene darüber.
Meistens arbeitest du wahrscheinlich an deinem Arbeitsplatz oder einem Laptop und nutzt die Maus sowie die Tastatur. Vielleicht möchtest du aber auch Elements auf dem Tablet nutzen, um kurz etwas anzusehen oder dich unterwegs zu informieren?
Elements kann nun auch direkt auf einem Tablet bedient werden. Probiere es doch einmal aus!
Unterhalb einer gewissen Bildschirmauflösung können Inhalte nicht mehr richtig dargestellt werden. Nutze in diesem Fall doch einfach die Zoom-Funktion deines Browsers, um wieder alle Inhalte sehen zu können.
Nicht immer arbeitet man in Elements und ab und an wäre es klasse, wenn man Daten aus Elements an anderen Stellen nutzen könnte. Darum gibt es nun diese neuen, von euch gewünschte Funktionen.
Exportiere Listen
Ab und an kann es hilfreich oder sogar notwendig sein, Informationen aus dem ERP-System in anderen Anwendungen weiter zu bearbeiten. Insofern du die Berechtigung dazu hast, kannst du nun überall da, wo dir Daten und Informationen in Tabellen angezeigt werden, die sichtbaren Informationen exportieren.
Als Administrator kannst du in der gewünschten Benutzergruppe – aber auch in der Business-Login-Gruppe die allgemeine Funktionsberechtigung „Daten als CSV exportieren“ aktivieren.
Sobald du die Funktionsberechtigung aktiviert hast, können deine Kolleginnen und Kollegen oder aber auch eure Kunden alle Tabellen mit den für sie sichtbaren Inhalten exportieren.
HINWEIS
Die erste Möglichkeit, Daten zu exportieren, bietet sich selbstverständlich bei der Suche nach Kontakten, Bestellungen oder Angeboten an. Sobald dir die Suchergebnisse in einer Tabelle angezeigt werden, kannst du rechts neben den Überschriften im Dreipunktmenü den Eintrag „Als CSV exportieren“ auswählen. Im Hintergrund wird eine entsprechende Datei mit den sichtbaren Inhalten erstellt und in deinem für den Download im Browser festgelegten Ablageort heruntergeladen.
In diesen Tabellen kannst du mithilfe der Ansichten genau festlegen, welche Daten dein Export enthalten soll. Lege dir dazu einfach eine eigene Ansicht mit den gewünschten Spalten an, suche oder filtere die Daten und wähle dann die Option zum Export aus.
TIPP
Die Buchhaltung möchte wiederkehrend eine Liste mit allen Bestellungen haben, die vollständig geliefert, aber nicht vollständig bezahlt sind.
Zuerst lege ich mir eine Ansicht „Buchhaltung“ an, die alle von der Buchhaltung angeforderten Informationen enthält.
Nun filtere ich nach den gewünschten Status (komplett verpackt, teilweise berechnet, nicht berechnet) und führe die Suche erneut aus. Nun werden mir alle relevanten Bestellungen in der richtigen Ansicht angezeigt.
Da ich diese Daten in wiederkehrenden Abständen an die Buchhaltung schicken möchte, speichere ich sie mir als Favorit ab.
Für den Export klicke ich nun auf Dreipunktmenü im Tabellenkopf neben der letzten Spalte und wähle die Option „Als CSV exportieren“ aus. Die Datei wird abgelegt und ich kann sie nochmals prüfen und an die Buchhaltung versenden.
BEISPIEL
Spannend ist nun aber auch die Möglichkeit, Daten zu exportieren, die in anderen Tabellen enthalten sind. Beispiele hierfür könnten die individuellen Artikel eines Kunden oder dessen offene Posten sein. Du kannst aber auch alle Positionen einer Bestellung exportieren, wenn sie zum Beispiel zu groß ist und du diese Informationen anderweitig verarbeiten möchtest. Fällt dir ein Anwendungsfall ein?
Erteile deinen Kunden auch die Berechtigung zum Export der Daten. Dann können sie selbst eine Liste ihrer zuletzt bestellten Artikel, ihrer offenen Posten oder aber auch die Positionen einer Bestellung exportieren.
Wenn ihr das B2B-Portal nutzt und eure Kunden darüber bestellen, erhältst du in Elements eine Benachrichtigung, wenn eine neue Bestellung eingeht. Arbeitet ihr in Elements mit Aufgaben oder dem internen Chat, dann kann es wichtig sein, Aktualisierungen und neue Nachrichten nicht zu verpassen.
Insofern du nicht immer in Elements aktiv bist, kannst du nun noch schneller auf Neuigkeiten reagieren. Denn du kannst die im Browser integrierte Benachrichtigungsfunktion für Elements freischalten oder dich auch per E-Mail informieren lassen, wenn neue Benachrichtigungen in Elements vorliegen.
Klicke dazu auf deine Initialen oder deinen Avatar rechts oben und wähle „Profil“ aus. Nun siehst du ganz rechts den Bereich „Benachrichtigungen“. Dort kannst du auswählen, auf welchem Weg du über neue Benachrichtigungen informiert werden möchtest.
Sobald du eine Art der Benachrichtigung aktiviert hast, kannst du auswählen, über welchen Bereich du informiert werden möchtest.
Hier kannst du aus Chatnachrichten, Neuen Warenkörben bzw. dir zugewiesenen Warenkörben sowie System- oder Admin-Meldungen wählen. Aktuell gibt es keine System- oder Admin-Meldungen. Sollten diese eingeführt werden und du nichts verpassen wollen, kannst du diese Bereiche gerne bereits jetzt aktivieren.
Klickst du auf „Browser Benachrichtigungen“, musst du bei der ersten Aktivierung die Rückfrage des Browsers bestätigen und Elements einmalig freigeben. Hast du das bereits einmal gemacht, erhältst du keine Rückfrage mehr.
Wählst du „E-Mail zu verpassten Aktivitäten“ aus, so kannst du wählen, in welcher Frequenz du E-Mails über die in der Zwischenzeit eingegangen Benachrichtigungen erhältst.
Du erhältst immer eine Benachrichtigungen im Browser oder per E-Mail, wenn du in Elements nicht aktiv bist – das Browser-Fenster also nicht aktiv geöffnet hast. Benachrichtigungen werden sofort über den Browser versendet, E-Mails enthalten Zusammenfassungen deiner verpassten Benachrichtigungen.
Richte die gewünschte Art der Benachrichtigungen anhand deiner Arbeitsweise ein. Solltest du zum Beispiel nur einige Male am Tag in Elements arbeiten, so ist wahrscheinlich die Benachrichtigung per E-Mail ausreichend.
Musst du schnell auf Bestellungen oder Anfragen eurer Kunden reagieren, so ist die Benachrichtigung über den Browser wahrscheinlich die für dich beste Lösung.
Deine Kunden können im B2B-Portal selbständig deinen Produktkatalog durchsuchen und alle von eurem Administrator freigegebenen Inhalte sehen. Dazu gehört natürlich auch der individuell für den Kunden gültige Preis.
Möchtest du jedoch nicht, dass der Kunde weiß, wie sich der Preis zusammensetzt und ob er zum Beispiel einen Rabatt beinhaltet, so kannst du selbstverständlich die entsprechenden Informationen ausblenden.
Bislang konnten deine Kunden auch Rabatte und Basispreise sehen, wenn du beispielsweise das Leserecht auf den Rabatt entzogen hast. Dieser Hinweis wird nun nicht mehr angezeigt, wenn dein Kunde entweder den Rabatt oder den Basispreis nicht sehen darf. Dann entfällt das blaue Info-Symbol neben dem Gesamtpreis und der Kunde kann nicht direkt Rückschlüsse auf die Preisberechnung ziehen.
Am besten ist es, wenn du dem Kunden sowohl die Berechtigung auf den Rabatt als auch auf den Einzelpreis entziehst. Dann ist es ihm nicht mehr möglich, die Konditionen der Preisberechnung nachzuvollziehen.
