Januar 2021

4SELLERS Elements als Cloud-Software entwickelt sich jeden Tag weiter. Auf dieser Seite möchten wir dir einen Überblick über alle Fortschritte und Entwicklungen geben.

Folgende Neuerungen sind im Update Januar 2021 enthalten:

Erstelle E-Mails in Elements nun noch komfortabler 

Hole nun noch mehr aus den E-Mails raus

Hole noch mehr aus ELEMENTS raus

Du findest ab sofort noch mehr mit ELEMENTS 

ELEMENTS wird dank dir besser 


Erstelle E-Mails in Elements nun noch komfortabler 


Deine Signatur wird ab sofort automatisch übernommen

Bislang musstest du die Signatur beim Schreiben einer E-Mail immer manuell auswählen und hinzufügen. Ab sofort erkennt ELEMENTS anhand deiner Absenderadresse die hinterlegte Signatur und fügt diese am Ende der neuen E-Mail an. 

Möchtest du eine bereits eingefügte Signatur ersetzen, so wählst du diese einfach im Menü aus und die Signatur wird in der E-Mail aktualisiert. 


Hänge Belege bereits beim Antworten an eine E-Mail an  

Dein Kunde bittet dich darum, dass du ihm einen Beleg per E-Mail zusendest? Dann geht das ab sofort richtig komfortabel über ELEMENTS! Füge dazu einfach bei der Antwort einen neuen Anhang hinzu. Sofort stehen dir alle Belege zur Verfügung, die mit der Bestellung zusammenhängen. So kannst du deinem Kunden auch mehrere Belege aus dieser Bestellung zusenden. Selbstverständlich kannst du auch andere Dateien anhängen. 


Antworte dem Absender und allen anderen ursprünglichen Empfängern einer E-Mail 

Ab und zu kommt es vor, dass ein Kunde dir eine E-Mail schickt und diese E-Mail auch an andere Empfänger geht. In diesem Fall möchtest du deine Antwort nicht nur an den Absender sondern auch an die anderen Empfänger schicken. Ab sofort kannst du – wie du es auch aus anderen E-Mail-Tools gewohnt bist – „allen antworten“.  


Versende Belege im Handumdrehen 

Wenn du deinem Kunden aus der Druckvorschau eine E-Mail senden möchtest, wirst du von ELEMENTS nun noch mehr unterstützt. Denn nicht nur der Betreff, sondern auch die Signatur wird anhand der Absenderadresse vorbelegt.  

Und wenn du deine E-Mails in ELEMENTS bearbeitest, so kannst du nun auch beim Versand aus der Druckvorschau die dir aus der E-Mail-Bearbeitung bekannten Felder „Thema“ und „Tag“ bearbeiten. 


Du kannst nun eine Information zum Stand der Bearbeitung schicken

Es kommt ja immer wieder einmal vor, dass du eine E-Mail nicht sofort bearbeiten kannst, da du noch Informationen einholen oder weitere Schritte veranlassen musst. Du möchtest dem Absender aber gerne eine E-Mail schicken, um ihn über den Stand der Bearbeitung zu informieren. 

Nun kannst du eine E-Mail beantworten, ohne diese zu erledigen. Dann wird die Antwort gesendet, die ursprüngliche E-Mail behält aber den Status „offen“. Somit bleibt sie weiterhin in deinem Filter der zu bearbeitenden E-Mails. 


Auch neue E-Mails, die du sendest, werden mit ERP-Daten verknüpft

Wenn du einen Beleg per E-Mail versendest, so wird diese E-Mail sofort mit der Bestellung und anderen zusammenhängenden ERP-Daten verknüpft.

Das gleiche passiert auch, wenn du eine neue E-Mail schreibst. Dann versucht ELEMENTS anhand der Empfängeradresse ERP-Daten zu finden und diese mit der E-Mail zu verknüpfen. 

So wird die gesendete E-Mail bei der damit verknüpften Bestellung, dem Kunden, dem Angebot oder dem Artikel im Register „Kommunikation“ angezeigt. Zudem kann man dies auch in der E-Mail-Listenansicht sehen. 


Hole nun noch mehr aus den E-Mails raus 


Wir haben uns die Ideen und Wünsche, die über unser Forum gemeldet wurden zu Herzen genommen und den Arbeitsbereich „Mail“ überarbeitet und optimiert. Alles ist nun übersichtlicher, einheitlicher und unserer Meinung nach auch komfortabler. 

Wir wünschen dir viel Spaß bei der Bearbeitung der E-Mails! 

Suche gezielter nach einer E-Mail

Dein Kunde ruft dich an und sagt, er habe eine E-Mail geschrieben, aber noch keine Antwort erhalten. Du möchtest in den noch nicht beantworteten E-Mails nach der betreffenden E-Mail suchen. Das geht nun einfach, indem du den gewünschten Filter anklickst und dann oben die Suchbegriffe eingibst. Elements sucht nun nach den Suchbegriffen und zeigt dir alle relevanten E-Mails in dem von dir ausgewählten Filter an. 

Sollte wider Erwarten nicht die betreffende E-Mail angezeigt werden, kannst du einfach einen anderen Filter aufrufen. Die Suche wird in diesem Filter nochmals ausgeführt.  

Du kannst deine Suche zurücksetzen, indem du im Suchbereich die Suchbegriffe entfernst oder das x-Icon anklickst und eine „leere“ Suche ausführst. 


ELEMENTS erkennt nun noch besser ERP-Daten anhand der E-Mail

ELEMENTS lernt nie aus und am besten natürlich aus Erfahrungen! So wird die Zuordnung von ERP-Daten zu einer E-Mail ab sofort noch besser. Denn ELEMENTS erkennt nun auch Belegnummern oder E-Mail-Adressen, die mit einer Bestellung in Zusammenhang stehen, also zum Beispiel Rechnungsnummern. Wird eine Rechnungsnummer erkannt, so wird die E-Mail mit der Bestellung verknüpft.    

Zudem geht ELEMENTS bei der Suche nach passenden ERP-Daten nun exakter vor. Kann ELEMENTS nun anhand einer E-Mail mehrere Bestellungen finden, wird die Suche konkretisiert und es wird anhand weiterer E-Mail-Inhalte versucht die Suchergebnisse einzugrenzen. Im Idealfall wird aus mehreren Bestellungen eine eindeutige Bestellung ermittelt und mit der E-Mail verknüpft.  


Nutze die Listenansicht der E-Mails

Du hast es bestimmt schon erkannt! Der Arbeitsbereich „Mail“ sieht nun anders aus. Das ist das Ergebnis aus euren Feedbacks und euren Erfahrungen, die ihr uns über unser Forum mitteilt. 

Die Listenansicht ist nun klarer strukturiert. In der linken Spalte siehst du den Absender, den Betreff und eine kleine Vorschau der E-Mail. Es gibt nur noch zwei grafische Hinweise, die deine Aufmerksamkeit verlangen. Zum einen wird weiterhin mit einem roten Symbol vor dem Absender die hohe Priorität einer E-Mail hervorgehoben. Des Weiteren wird der Betreff einer ungelesenen E-Mail nun fett dargestellt und mit einem Symbol davor versehen. 

Neu kommt die mittlere Spalte hinzu. Diese ist für Hinweise in Form von Symbolen reserviert. Neben den bekannten Zuordnungen zu Kunden und Artikeln kommt nun auch die Zuordnung zu Bestellungen und Angeboten hinzu. Sobald nun also eine Bestellung oder ein Angebot mit der E-Mail verknüpft ist, wird das entsprechende Symbol grün dargestellt. 

Darunter ist Platz für alle weiteren Symbole reserviert, die dich auf Besonderheiten in der E-Mail hinweisen. So kannst du schnell sehen, ob die E-Mail gerade gesperrt oder einem Bearbeiter zugewiesen ist. Du kannst auch erkennen, ob sie Anhänge oder Anmerkungen enthält. 

In der rechten Spalte wird das Empfangsdatum der E-Mail angezeigt. Dort kannst du weiterhin nach dem Datum sortieren. Neu ist die vereinfachte Darstellung in Abhängigkeit von Datum. Bei E-Mails, die heute empfangen worden sind, wird nur noch die Uhrzeit angezeigt. E-Mails, die bis zu einer Woche zurückliegen, werden zusätzlich mit dem Wochentag, an dem die E-Mail empfangen worden ist, ausgewiesen. 

Damit du überall in ELEMENTS die gleiche Bedienung und Ansicht hast, wird die neue Listenansicht auch in den Widgets auf deinem Dashboard angezeigt. 


Du kannst alle Informationen zu einer E-Mail in den Details sehen und bearbeiten 

Ihr habt uns mitgeteilt, dass ihr mehr Platz zum Lesen und Schreiben von E-Mails benötigt und zudem die Zusatzinformationen der E-Mail über das Register „Details“ nur mit zusätzlichen Klicks erreichbar sind. 

Ab sofort wird die E-Mail breiter dargestellt. So kannst du mehr Inhalt auf einmal sehen, ohne scrollen zu müssen. Daneben haben wir die Zusatzinformationen der E-Mail in eine eigene Spalte integriert. Dort kannst du neben den Informationen, die vorher im Register „Details“ angezeigt worden sind, auch die ERP-Daten sehen, mit denen die E-Mail verknüpft ist. 

Die verknüpften ERP-Daten werden jetzt nicht mehr in eigenen „Boxen“ angezeigt, sondern im gewohnten Stil, den du schon in ELEMENTS gewohnt bist. So kannst du nun auch schnell sehen, ob zum Kunden oder zu einer Bestellung schon Memos hinterlegt sind. Und nicht nur das! Du kannst sogar direkt von hier aus das Memo bearbeiten. 

Möchtest du einem Kunden auf seine E-Mail antworten und diese Information gleichzeitig im Memo der Bestellung dokumentieren? Kein Problem! Klicke einfach während der Bearbeitung der E-Mail auf das Memo-Icon neben der Bestellung und schreibe die Information in das Feld. Sobald du es verlässt, ist das Memo auch schon im ERP-System aktualisiert. Super, oder? 


Bearbeite eine bereits beantwortete E-Mail nicht noch einmal 

Bislang kannst du lediglich sehen, wenn eine E-Mail aktuell von jemand anderem beantwortet wird. Die E-Mail wird dann rot markiert und mit einem Sperrkennzeichen versehen. Bislang wurde diese Kennzeichnung aber aufgehoben, sobald die Antwort gesendet worden ist. Dann wurde dir die E-Mail wieder ohne Markierung angezeigt.  

Ab sofort bleibt das Sperrkennzeichen allerdings solange in deiner E-Mail-Liste bestehen, bis du diese aktualisierst. So weißt du, dass du diese E-Mail nicht mehr beantworten musst. 

Deine E-Mail-Liste wird automatisch aktualisiert, sobald du zum Beispiel eine andere E-Mail beantwortest oder verschiebst. Du kannst das selbstverständlich selbst machen, indem du auf das Aktualisieren-Icon oberhalb der Liste klickst. 


Absender und Empfänger sind nun sichtbar

In den Details einer E-Mail kannst du nun sehen, wer die E-Mail gesendet und empfangen hat. Du kannst auch sehen, wer weitere Empfänger der E-Mail waren. 


Angebot und E-Mail können jetzt auch verknüpft werden 

Sobald du eine E-Mail aufrufst, prüft ELEMENTS nun auch, ob es ein passendes Angebot zu dieser E-Mail gibt. Das passiert auch, wenn zu der E-Mail eine Bestellung gefunden wird und diese Bestellung aus einem Angebot erstellt worden ist. Dann wird sowohl die Bestellung als auch das Angebot mit der E-Mail verknüpft und erkenntlich gemacht. 


Du kannst bei einem Angebot auch die dazugehörige Kommunikation einsehen

Wurde eine E-Mail mit einem Angebot verknüpft, findest du diese E-Mail nun auch im Register „Kommunikation“ im entsprechenden Angebot. Wie gewohnt kannst du von dort aus die E-Mail beantworten oder weiterleiten.  


Mit ERP-Daten verknüpfte E-Mails werden überall gleich angezeigt  

Dein Kunde ruft an und du suchst nach dessen Bestellung. Du findest die Bestellung und siehst im Register „Kommunikation“, dass im Rahmen der Bestellung bereits E-Mails ausgetauscht worden sind. Ab sofort werden in allen Bereichen – egal, ob Kunde, Bestellung, Angebot oder Artikel – damit verknüpfte E-Mails immer gleich angezeigt und enthalten alle Informationen zur E-Mail. Egal, wo du nun also eine E-Mail bearbeitest – dir stehen die gleichen Informationen und Möglichkeiten zur Verfügung.


Hole noch mehr aus ELEMENTS raus


Zeige zusätzliche Informationen bei Artikeln und Positionen an 

ELEMENTS kann dir zu Positionen im Warenkorb, im Angebot oder in der Bestellung, oder aber aus der Artikelliste heraus Informationen anzeigen, die dein ERP-Partner individuell festlegen kann. Dazu kann er in Form einer Aktion individuelle Prozesse durchlaufen und als Ergebnis entweder HTML-Seiten, Artikel oder Hinweise zurückgeben. 

Lass uns doch anhand einiger Beispiele genauer darstellen, welche Möglichkeiten sich daraus ergeben. 

Du legst einen Artikel in den Warenkorb. In den Details der Warenkorbposition wird dir nun ein Preisvergleich angezeigt. So kannst du sofort sehen, zu welchen Preisen der Artikel aktuell von deinen Mitbewerbern angeboten wird. 

Du suchst nach einem Artikel. Diesen klickst du in der Liste an und in der Artikelübersicht, die du dir rechts eingeblendet hast, werden dir Alternativen angezeigt, die Du auch anbieten bzw. in den Warenkorb übernehmen kannst. Dazu wurde im Hintergrund eine unternehmenseigene Logik durchlaufen, die als Ergebnis eine Liste an Artikeln an ELEMENTS zurückgegeben hat. 

Du rufst eine Bestellung auf. Dann rufst Du bei einer Position die Aktion „Status der Reklamation“ auf. Daraufhin wird in einer Meldung eine kurze Historie der Reklamation zu diesem Artikel angezeigt. Die Historie wird individuell aus den ERP-Daten ermittelt und dir in Form einer kleinen HTML-Seite angezeigt. 


Veranlasse Folgeschritte zu einer Position 

Nun ist es in ELEMENTS möglich, einzelne Positionen in einer Bestellung weiter zu bearbeiten. Anhand individueller Logiken kann dein ERP-Partner zum Beispiel auch Folgeaktionen entwickeln, die du über ELEMENTS auslösen kannst. 

Ein gutes Beispiel dafür ist die Nachlieferung eines Artikels. Der Kunde meldet sich bei dir und teilt dir mit, dass ein Artikel aus der Bestellung defekt ist. Die Rücksendung des Artikels ist nicht rentabel, daher möchtest du die kostenfreie Nachlieferung des Artikels veranlassen. Dazu steht dir beim Artikel in der Bestellung die die Option „Nachsenden“ zur Verfügung. Klickst du darauf, werden verschiedene Prüfungen im Hintergrund durchlaufen und als Ergebnis wird ein Beleg in ELEMENTS angezeigt, der die kostenfreie Nachlieferung des Artikels einleitet. 


Prüfe deinen Warenkorb, bevor du ihn in eine Bestellung übernimmst 

Wie du weißt, kannst du – oder auch dein Kunde – einen Warenkorb in ELEMENTS anlegen. Der Warenkorb kann dann mit einem nächsten Schritt übergeben werden. Als Beispiel kann ein Warenkorb in eine Bestellung übernommen werden, oder dein Kunde kann dir eine Preisanfrage stellen. 

Ab sofort ist es möglich, genau bei dieser Übergabe zu prüfen, ob der Warenkorb „korrekt“ ist. Was das bedeutet, kann individuell in deinem Unternehmen festgelegt und von deinem ERP-Partner umgesetzt werden. So kannst du das Anlegen von fehlerhaften Angeboten oder Bestellungen verhindern. 

Ein Beispiel hierfür wäre, dass im Warenkorb nur miteinander kompatible Artikel enthalten sein können. Ist das nicht so, wird dir oder deinem Kunden eine Meldung angezeigt und er kann den Warenkorb nicht übernehmen. 


Verwalte Themen und Tags in ELEMENTS 

Um E-Mails besser bearbeiten oder auswerten zu können, kann man diese in ELEMENTS einem Thema oder einem Tag zuweisen. Ab sofort kannst du in ELEMENTS die Themen und Tags in einfacher Form verwalten. 

Bitte beachte aber, dass die mögliche Hierarchie von Themen in ELEMENTS nicht abgebildet ist. Solltest du also Themen hierarchisch bearbeiten wollen, musst du das bitte in dem Client der Greyhound Software machen.* 

* separate zusätzliche Lizenz dafür erforderlich 


Du kannst nun individuelle Zusatz-Daten erfassen 

Vermisst du Angaben in ELEMENTS, die du aus der Sage 100 kennst? Hast du zum Beispiel Zusatzinformationen bei Artikeln hinterlegt, die du in ELEMENTS sehen möchtest? Oder musst du während des Erfassens einer neuen Bestellung zusätzliche Angaben machen? 

Bislang kann dein Administrator diese Felder in ELEMENTS freischalten und du kannst sie in der Listenansicht einblenden. Ab sofort kann dein Administrator diese Felder aber auch in der Detailansicht integrieren, so dass du sie auch bearbeiten kannst. 

Und das Beste kommt zum Schluss! In ELEMENTS kann dein Administrator diese Felder auch mit einer eigenen Logik verknüpfen! Wenn du zum Beispiel nur bei einer bestimmten Zahlungskondition Zusatzangaben in einer Bestellung machen musst, kann das dein Administrator hinterlegen. 


Du findest ab sofort noch mehr in ELEMENTS


Suche nun auch nach Artikeln in einer Bestellung

Das kennst du bestimmt! Dein Kunde ruft dich an und sagt, er hat Artikel X bestellt. Nun suchst du nach dem Namen des Kunden und es werden dir all seine Bestellungen angezeigt. Nun geht aber die Suche erst recht los! Du klickst dich durch die neuesten Bestellungen, um die besagte Bestellung zu finden, die den Artikel X enthält. 

Selbstverständlich kennst du schon den bereits etablierten Weg, denn du suchst nach dem Kunden und dann in den Artikeln, die der Kunde bereits bei Dir bestellt hat. 

Aber jetzt geht es noch schneller! Probiere es doch am besten gleich aus und suche in einer Bestellung nach dem Namen des Kunden UND den Artikel X. In den Suchergebnissen werden dir nun nicht mehr nur alle Bestellungen angezeigt, sondern nur noch die Bestellungen des Kunden, die den Artikel X enthalten. 

Und es wird noch besser, denn du kannst auch mehrere Artikel in der Suche angeben. Dann werden dir nur noch Bestellungen angezeigt, die alle diese Artikel enthalten. 


Du kannst nun nach „exakten“ Begriffen suchen 

Schnell und unkompliziert suchen – bestimmt hast du dich schon an eine der großen Stärken von ELEMENTS gewöhnt. Elements verzeiht dir auch Tippfehler und zeigt dir aufgrund der integrierten Fehlertoleranz dennoch die richtigen Ergebnisse an. 

Nichtsdestotrotz ist es auch einmal notwendig, nach dem „exakten“ Begriff zu suchen. Setze dazu einfach den Suchbegriff in Anführungszeichen. Damit sucht Elements exakt nach diesem Begriff und wendet die Fehlertoleranz nicht an. 


Du kannst die Anzahl der angezeigten Suchergebnisse begrenzen 

Durch die vielen Möglichkeiten in der Suche kannst du schon sehr genau die Anzahl der Treffer eingrenzen. Als Administrator kannst du nun allgemein oder auf Wunsch sogar pro Benutzergruppe und Bereich festlegen, wie viele Suchergebnisse bei einer Suche angezeigt werden sollen. Dadurch wird die Anzeige der Suchergebnisse noch einmal deutlich schneller! 


ELEMENTS wird dank dir besser


Arbeite mit ELEMENTS in deinem favorisierten Browser 

Bislang musstest du ELEMENTS in den Browsern Google Chrome oder Microsoft Edge ausführen, damit alles korrekt dargestellt wurde. Ab sofort unterstützt ELEMENTS auch die Browser Mozilla Firefox und Apple Safari. Wir wünschen dir viel Spaß. 


Ab sofort kannst du auch die Lieferbedingungen aus den Kundendaten übernehmen  

Du hast Kunden, mit denen du feste Lieferbedingungen vereinbart hast? Dann wirst du dich freuen! Denn ELEMENTS übernimmt diese Lieferbedingungen bei der Anlage eines Angebots oder einer Bestellung als Lieferung per „Kundenstamm“. So kannst du sicher sein, dass immer diese vereinbarten Lieferbedingungen gelten, außer du wählst selbst in Ausnahmefällen eine andere Liefermethode aus. 

Solltest du die Daten aus deinem ERP-System, beispielsweise 4SELLERS Versandklassen nutzen, so wird die automatisch ermittelte Liefermethode vorausgewählt. Du kannst dann aber auch mit einem Klick auf „Kundenstamm“ die Lieferbedingungen aus dem Kundenstamm übernehmen.  


Wir haben dein Profil überarbeitet

Du arbeitest mit ELEMENTS an verschiedenen Standorten oder für verschiedene Unternehmen? Um den Standort zu wechseln oder zu sehen, mit welchem Unternehmen du gerade angemeldet bist, musstest du bislang über das Profilbild (oder deine Initialen) fahren. Das haben wir nun optimiert. Mit einem Klick auf dein Profilbild siehst du sofort das Unternehmen und den Standort, den du auch jederzeit wechseln kannst. So gibt es nicht mehr zwei verschiedene Funktionen auf deinem Profil. Ein Klick reicht! 


Du kannst nun nicht mehr „aus Versehen“ eine Bestellung speichern 

In einer der letzten Versionen haben wir unseren neuen Warenkorb eingeführt. Da du in diesem mehr machen kannst und dir mehr Informationen angezeigt werden, ist er nicht nur funktionell, sondern auch in der Breite „gewachsen“. 

Ihr habt uns diesbezüglich berichtet, dass ihr aus Versehen Bestellungen oder Angebote, die „hinter“ dem Warenkorb geöffnet sind, im ERP-System gespeichert habt, da die Schaltflächen hinter dem Warenkorb sichtbar und aktiv waren. Das haben wir nun korrigiert. 

Hast du also den Warenkorb geöffnet und dahinter ist eine Bestellung, ein Angebot oder ein Kunde geöffnet, werden diese Schaltflächen ausgeblendet. 


Die Warennummer wird nun übernommen

Nutz du in deinem Unternehmen Intrastat-Warennummern und müssen diese in eine Bestellung oder ein Angebot übernommen werden? Dann wird die Warennummer ab sofort in ein Angebot oder eine Bestellung übernommen, die du über ELEMENTS anlegst. Fügst du einen neuen Artikel in eine Bestellung oder ein Angebot ein, so wird die Warennummer selbstverständlich auch übernommen.