4SELLERS ELEMENTS als Cloud-Software entwickelt sich jeden Tag weiter. Auf dieser Seite möchten wir dir einen Überblick über alle Fortschritte und Entwicklungen geben.
Bislang kann man in Elements Kunden und zugeordnete Ansprechpartner nutzen. Im ERP-System ist es jedoch möglich, zusätzlich Adressen, Interessenten und Lieferanten zu nutzen. Ab sofort ist das auch in Elements möglich. Siehe dir doch einmal die Hands On Elements Session an, in der wir schon einmal einen Einblick gegeben haben.
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Wie du es bereits im ERP-System gewohnt bist, werden in Elements nun auch die verschiedenen Kontakte voneinander unterschieden. Dabei unterscheidet Elements zwischen einer Adresse, einem Interessenten, einem Ansprechpartner, einem Kunden und einem Lieferanten.
Sobald du Suchergebnisse siehst, kannst du auch sehen, welche Kontakttypen in der Suche gefunden worden sind. Elements weist den Kontakttyp nicht nur in den Suchergebnissen aus …
… sondern auch in den Vorschlagslisten, wenn du nach einem Kontakt suchst.
Die Unterscheidung der Kontakttypen kann dir bereits helfen, zu erkennen, in welchem „Status“ sich ein Kontakt bereits befindet.
Jedem Kontakt liegt eine Adresse zugrunde. Sobald dieser Adresse jedoch ein Kunde zugewiesen worden ist, wird in Elements nicht mehr die Adresse sondern der Kunde ausgewiesen.
In der nachfolgenden Aufzählung kannst du sehen, wann ein Kontakt mit welchem Kontakttyp ausgewiesen wird.
TIPP
Kunde
Den Kontakttyp „Kunde“ kennst du bereits, denn das ist der einzige Kontakttyp, der bislang in Elements genutzt worden ist. Als „Kunde“ wird ein Kontakt ausgewiesen, sobald einer Adresse eine Kundennummer zugewiesen wird. Die Adresse selbst ist dann Teil des Kunden und wird nicht mehr separat in Elements ausgewiesen.
Lieferant
Der Kontakttyp „Lieferant“ liegt vor, wenn einer Adresse eine Lieferantennummer zugewiesen worden ist. Du kannst Lieferanten bei Vorliegen der entsprechenden Berechtigung in Elements sehen und deren Stammdaten bearbeiten. Darüber hinaus können Lieferanten nicht genutzt werden. Daher werden sie zum Beispiel in Vorschlagslisten in Angeboten und Bestellungen nicht angezeigt.
Auch hier wird die zugrundeliegende Adresse nicht mehr separat ausgewiesen.
Als Administrator kannst du für jede Benutzergruppe definieren, ob deren Mitglieder die Lieferanten in Elements sehen und bearbeiten können. Dazu kannst du in den Berechtigungen der Kontakte die Funktion „Zugriff auf Lieferanten“ aktivieren oder deaktivieren.
HINWEIS
Adresse
Wie du schon sehen kannst, wird eine Adresse nur als solche in Elements ausgewiesen, wenn
der Adresse noch kein Kunde zugewiesen ist oder
der Adresse noch kein Lieferant zugewiesen ist UND du keine Berechtigung hast, Lieferanten zu sehen oder
die Adresse aktuell keinen Status als „Interessent“ hat.
Interessent
Eine Adresse wird nur als Interessent ausgewiesen, wenn der Adresse noch keine Kunden- oder Lieferantennummer zugewiesen worden ist und ihr mindestens ein Angebotsbeleg zugewiesen ist.
Sobald du ein einem Interessenten zugewiesenes Angebot in eine Bestellung übernimmst, wird ein neuer Kunde erstellt oder – in Ausnahmefällen – ein zwischenzeitlich der Adresse zugewiesener Kunde ausgewählt. Du musst dir diesbezüglich also keine Gedanken machen.
Ansprechpartner
Die Ansprechpartner werden nun separat in Elements ausgewiesen. Sie sind immer mit einer Adresse verknüpft und somit auch Teil der Adresse und aller damit verknüpften Kunden oder Lieferanten.
Daher kannst du sowohl die Adresse als auch zugeordnete Kunden oder Lieferanten sehen. Genauso findest du eine Liste der Ansprechpartner direkt bei der Adresse als auch bei den der Adresse zugewiesenen Kunden und Lieferanten.
Ein Interessent ist genaugenommen kein Kontakttyp sondern vielmehr der Status einer Adresse. Du kannst eine Adresse nur zu einem Interessenten „machen“, indem du diese Adresse einem Angebot zuweist.
Wählst du in einem Angebot eine Adresse aus und speicherst es abschließend ERP-System, so wirst diese Adresse danach als Interessent ausgewiesen.
Als Administrator legst du in den Grundeinstellungen von Elements fest, ob ihr Interessenten an sich nutzt.
Wenn ihr Interessenten nutzt, kann in der Administration zudem festgelegt werden, ob beim Speichern eines Angebots zugeordnete Adressen automatisch als Kunden angelegt werden oder als „Interessenten“ gekennzeichnet bleiben.
Alternativ kannst du beim Speichern entscheiden, ob du einen Kunden anlegen oder die Adresse als „Interessent“ kennzeichnen möchtest.
TIPP
Hast du einen Interessenten „angelegt“, so findest du diesen in der Suche. Zudem kannst du – im Gegensatz zu einer Adresse – die zugewiesenen Angebote sehen und diese bearbeiten.
Werden alle Angebote gelöscht, solange es zum zugewiesenen Interessenten noch keine Kundennummer gibt, so wird der Kontakt wieder als „Adresse“ ausgewiesen.
Alternativ kannst du auch über die Option „Neues erstellen“ einen Interessenten erstellen. Nach dem Speichern wird dir dieser allerdings als „Adresse“ angezeigt, bis du zu dieser Adresse ein Angebot im ERP-System angelegt hast.
Übernimmst du ein Angebot mit einem Interessenten in eine Bestellung, so wird geprüft, ob im ERP-System bereits ein Kunde mit der Adresse verknüpft ist. In diesem Fall wird die Bestellung diesem Kunden zugeordnet.
Andernfalls wird bei der Übergabe der Bestellung an das ERP-System ein neuer Kunde erzeugt und der Bestellung zugeordnet.
Schon immer kannst du Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner im ERP-System verwalten. Dann kannst du Ansprechpartner in einem Beleg auswählen, so dass diese z. B. den Beleg per E-Mail erhalten.
In Elements stellen Ansprechpartner nun eigene Kontakte dar. Was bedeutet das für dich?
Du kannst einen Ansprechpartner – wie jeden anderen Kontakt – suchen. Egal, an welcher Stelle in Elements du nach Kontakten suchen kannst, suche dort auch direkt mit den Angaben zum gewünschten Ansprechpartner.
Du siehst im Arbeitsbereich „Kontakte“ Ansprechpartner als eigene Kontakte. Sie werden als Ansprechpartner ausgewiesen und du siehst ausgewählte Informationen in der Schnellansicht sowie alle Details in der Detailansicht.
In Elements kannst du dir alle Angebote oder Bestellungen ansehen, die direkt dem Ansprechpartner zugewiesen sind. Diese siehst du entweder über die Schnell- oder die Detailansicht des Ansprechpartners.
Solltest du zum Beispiel mehrere Ansprechpartner bei einem Kunden haben, siehst du alle bestellten Artikel sowohl beim Kunden als auch die von den verschiedenen Ansprechpartnern bestellten Artikel direkt beim jeweiligen Ansprechpartner.
Du kannst weiterhin Ansprechpartnern eurer Kunden einen Zugang zum B2B-Portal geben. Ab sofort kannst du diesen Zugang jedoch direkt mit dem Ansprechpartner verknüpfen. Dadurch wird jeder Warenkorb, den dein Ansprechpartner im B2B-Portal anlegt mit diesem Ansprechpartner verknüpft. So wird in der Folge auch jeder Beleg im ERP-System direkt diesem Ansprechpartner zugewiesen.
Du kannst gerne direkt nach dem Release in der Business-Login Verwaltung alle Kunden, die Ansprechpartner haben, prüfen und dort direkt auch die Ansprechpartner in den einzelnen Zugängen hinterlegen.
Bislang konntest du in Elements nur Kunden nutzen. Durch die Ausweitung auf die verschiedenen Kontakttypen stehen jeweils auch andere Informationen in der Schnellansicht sowie der Detailansicht zur Verfügung.
Kunde
Beim Kunden kannst du in der Schnellansicht nun zusätzlich sehen, welche Ansprechpartner der gleichen Adresse zugeordnet sind.
In der Detailansicht siehst du unverändert die Ansprechpartner und kannst neue Ansprechpartner hinzufügen. Hier siehst du weiterhin auch die in den Stammdaten verknüpften Lieferadressen. Du kannst nun bestehende Adressen als Lieferadressen verknüpfen, neue Adressen als Lieferadressen verknüpfen und bereits verknüpfte Adressen aus den Lieferadressen entfernen.
Lieferant
Wie beim Kunden auch, kannst du sowohl in der Schnellansicht als auch in der Detailansicht sehen, welche Ansprechpartner der gleichen Adresse zugeordnet sind.
In Elements kannst du – bei vorliegender Berechtigung – die Stammdaten von Lieferanten sehen. Die Einkaufsfunktionen sind aktuell nicht in Elements verfügbar und dementsprechend werden keine Einkaufsdaten wie Artikel und Belege der Lieferanten in Elements angezeigt.
HINWEIS
Adresse
Da Adressen die Basis aller anderen Kontakttypen darstellen und nur als solche deklariert werden, solange keine Kunden oder Lieferanten zugeordnet sind, enthalten diese die wenigsten Informationen.
Du kannst in der Schnellansicht sowie in der Detailansicht sehen, welche Ansprechpartner einer Adresse zugeordnet sind.
Interessent
Interessenten sind nur als solche gekennzeichnet, solange deren Adresse einem Angebot zugeordnet ist. Neben den Ansprechpartnern kannst du in der Schnell- sowie in der Detailansicht auch die zugeordneten Angebote sehen.
Ansprechpartner
Ein Ansprechpartner kann über die zugrundeliegende Adresse mehreren Kunden und/oder Lieferanten zugeordnet sein. Daher siehst du diese Kunden & Lieferanten sowohl in der Schnellansicht als auch in der Detailansicht im Register „Kontaktdaten / Grundlagen“.
Zudem siehst du in beiden Ansichten alle Angebote und Bestellungen, die direkt diesem Ansprechpartner zugeordnet sind.
Wie gewohnt kannst du einer Bestellung, einem Angebot oder einem Warenkorb einen Kontakt zuordnen. Dazu steht dir nun anstelle des Feldes „Kundensuche“ das Feld „Kontakt“ zur Verfügung.
Schon während der Eingabe werden dir auf deiner Suche basierende Vorschläge angezeigt. Anhand der Kennzeichnung des Kontakttyps kannst du sofort sehen, ob der von dir gesuchte Kontakt gefunden worden ist. Sobald du den Kontakt auswählst, wird dieser übernommen.
je nachdem, welchen Kontakttyp du auswählst und wie dieser mit anderen Kontakten verknüpft ist, werden verschiedene Angaben übernommen.
Kunde
Wählst du einen Kunden aus der Vorschlagsliste aus, so wird dieser wie bisher auch direkt übernommen und dessen Stammdaten werden – abhängig vom Standort – in die Bestellung übernommen. Im Feld „Kontakt“ wird die Kundennummer mit dem Matchcode des Kunden angezeigt. Zudem kannst du auf das Memo des Kunden als auch auf alle Optionen zum Kunden zugreifen.
Adresse & Interessent
Wählst du eine Adresse oder einen Interessenten aus, so wird diese/r direkt mit den Stammdaten in die Bestellung übernommen. Im Feld „Kontakt“ siehst du den Matchcode des Kontakts, kannst das Memo einsehen und bearbeiten und alle Optionen aufrufen.
Da bei einer Adresse keine Preis- und Rabattlisten sowie keine Kundengruppen hinterlegt werden können, muss sichergestellt sein, dass in der Administration diese Angaben hinterlegt sind. Idealerweise befinden sich diese im Standard-Standort.
HINWEIS
Wenn die Adresse gleichzeitig eine Lieferadresse ist, wirst du gefragt, welchen Kontakt du übernehmen willst (s. Suche direkt nach Lieferadressen).
HINWEIS
Ansprechpartner
Sobald du einen Ansprechpartner aus der Vorschlagsliste auswählst, wird der Ansprechpartner mit der dazugehörigen Adresse oder dem dazugehörigen Kunden übernommen. Somit ist die Bestellung (oder Mail usw.) direkt mit der Adresse oder dem Kunden sowie dem Ansprechpartner verknüpft.
Sind der einem Ansprechpartner zugrundeliegenden Adresse mehrere Kunden hinterlegt, so musst du den Kunden auswählen, der in der Auswahl angezeigt wird. Dieser Kunde wird mit dem Ansprechpartner übernommen.
Suche direkt nach Lieferadressen
Durch die Integration der Kontakte kannst du nun auch direkt nach Adressen suchen, die vielleicht gleichzeitig als Lieferadressen mit einem Kunden verknüpft sind. Fügst du diese Adresse zu einem Angebot, einer Bestellung, einer Mail oder einem Warenkorb hinzu, erkennt Elements, dass diese Adresse gleichzeitig als Lieferadresse einem Kunden zugeordnet ist.
Du kannst nun wählen, ob du wirklich die Adresse nutzen möchtest oder doch lieber den Kunden.
Möchtest du die Adresse lediglich als abweichende Lieferadresse in einem Angebot, einer Bestellung oder einem Warenkorb nutzen, wähle den Kunden aus. Dann wird der Kunde zugeordnet und die Adresse wird automatisch als abweichende Lieferanschrift übernommen.
Ein großer Kunde betreibt viele Filialen in deutschen Städten. Diese Filialen sind im ERP-System als Adressen hinterlegt. Der Auftraggeber ist jedoch immer die Verwaltung des Kunden. Dieser sind alle Filialen als Lieferadressen zugeordnet.
Ich erstelle nun eine Bestellung und suche nach der Filiale in München. In der Vorschlagsliste klicke ich auf die Adresse der Münchner Filiale. Anschließend wähle ich den Kunden – das ist die Verwaltung – aus. Dieser wird nun der Bestellung zugeordnet und die Münchner Filiale wird als abweichende Lieferanschrift übernommen.
BEISPIEL
Wählst du die Adresse aus, so wird diese direkt übernommen.
Wenn du eine Adresse zu einer Bestellung hinzufügst und diese an das ERP-System übergibst, wird automatisch ein neuer Kunde angelegt und der Adresse zugeordnet.
Selbstverständlich profitierst du nun auch in der Mailintegration von der automatischen Zuordnung zu Kontakten. Dabei wird zuerst geprüft, ob ein eindeutiger Kunde erkannt wird. Erst danach wird nach einem eindeutigen Lieferanten und in der Folge nach einer eindeutigen Adresse gesucht.
Hast du Lieferanten, die gleichzeitig auch Kunden sind, wird immer zuerst der Kunde verknüpft.
HINWEIS
Weiterhin werden auch die E-Mail-Adressen der Ansprechpartner in der automatischen Zuordnung geprüft. Nun wird ein Ansprechpartner allerdings auch der Mail zugeordnet, wenn er eindeutig erkannt worden ist.
Auch du selbst kannst jederzeit eine Mail dem richtigen Kontakt zuordnen. Dazu steht dir die bekannte Suche zur Verfügung.
Im ERP-System enthaltene zusätzliche Informationen (z. B. benutzerdefinierte Felder) können bislang schon bei Kunden hinterlegt und in der Detailansicht genutzt werden.
Nutzt ihr bereits die Custom-Felder bei Kunden und sind diese auch bei den anderen Kontakttypen wichtig, so musst du als Administrator bitte diese Custom-Felder zusätzlich bei den neuen Kontakttypen hinterlegen und in der Detailansicht platzieren.
HINWEIS
Durch die Erweiterung auf die Kontakte kannst du als Administrator sogar noch zwischen den verschiedenen Kontakttypen unterscheiden. So kann es sein, dass Lieferanten andere, individuelle Informationen benötigen als Kunden oder Ansprechpartner.
Obwohl in dieser Version hauptsächlich die Kontakte Einzug finden, findest zusätzliche neue Funktionen in Elements.
Wähle aus, wen du anrufen oder wem du schreiben möchtest
Wenn du gerade an einer Bestellung arbeitest oder einen Kontakt „im Blick“ hast, ist es in Elements möglich, direkt eine E-Mail zu schreiben oder einen Anruf auszulösen.
Da es jedoch verschiedene Kontakte – vor allem in Bestellungen und Angeboten – geben kann, wirst du nun gefragt, welchen Kontakt du genau anrufen oder anschreiben möchtest.
Ich habe eine Bestellung aufgerufen, die direkt einem Ansprechpartner zugewiesen ist. Nun möchte ich zuerst einmal mit dem Ansprechpartner direkt telefonieren. Dazu starte ich aus den Optionen einen Anruf. Nun werden mir die Telefonnummern der Kontakte zur Auswahl angezeigt, die der Bestellung zugeordnet sind.
Nachdem ich mit dem Ansprechpartner telefoniert habe, möchte ich noch eine E-Mail schicken. Auch hier werde ich aufgefordert zu entscheiden, an wen die E-Mail gehen soll.
Dank Eurer Rückmeldungen haben wir erfahren, dass man Zuschläge nicht nur im dafür vorgesehenen Fußbereich des Belegs integrieren kann, sondern auch innerhalb einer Position oder einer Zwischensumme.
Daher kannst du ab sofort in Angeboten, Bestellungen und Warenkörben auch negative Rabatte eingeben. Der Gesamtpreis wird dann entsprechend erhöht.
Da während der alltäglichen Arbeit parallel immer wieder verschiedene Tätigkeiten durchgeführt werden müssen, gibt es in Elements die Möglichkeit, mehrere Arbeitsbereiche zu öffnen. Ab und an kann es helfen, sich einen Überblick zu verschaffen, bevor man jeden Arbeitsbereich einzeln aufruft und ansieht. Dazu steht die Übersicht der Arbeitsbereiche zur Verfügung, die du mit einem Klick auf das Symbol links unten aufrufen kannst.
Die Übersicht ist nun aktualisiert worden. Ziel ist es, dass du mehr Informationen sehen kannst. Daher wurde das einheitliche Symbol nun durch mehr Inhalt ersetzt. So kannst du nun deutlicher erkennen, um welchen Arbeitsbereichstyp es sich handelt, wann dieser Arbeitsbereich erstmalig aufgerufen worden ist und ob in diesem aktuell die Listen- oder Detailansicht angezeigt wird.
Hast du Kolleginnen oder Kollegen, die italienisch sprechen? Möchtest du deinen italienischen Kunden das B2B-Portal in deren Muttersprache anbieten?
Dann kannst du als neue Oberflächensprache „Italienisch“ auswählen.
Bitte beachte, dass du in der Basiskonfiguration die Oberflächensprache mit der ERP-Sprache verknüpfst, wenn du Artikelbeschreibungen und Inhalte in Belegen bereits auf italienisch verwaltest.
