In einer Benutzergruppe werden alle Berechtigungen auf Entitäten, Felder und Funktionen vergeben. Beim Anmelden an Elements werden die Berechtigungen des Benutzers über die Benutzergruppen, denen er zugeordnet ist, ermittelt. Daher muss ein Benutzer immer mindestens einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Andernfalls kann er sich an Elements nicht anmelden.
Nach einem Klick auf „Benutzergruppen“ kannst du eine Liste der Benutzergruppen sehen. Wählst du eine Benutzergruppe aus, so werden dir die Einstellungen und Berechtigungen zu der Benutzergruppe rechts daneben angezeigt.
Zugeordnete Benutzer
In den Grundlagen einer Benutzergruppe kannst du alphabetisch (nach Vorname des Benutzers) sortiert sehen, welche Benutzer zugeordnet sind.
In der letzten Zeile der Übersicht kannst du einen neuen Benutzer hinzufügen. Du kannst nur Benutzer auswählen, die noch nicht dieser Benutzergruppe zugeordnet sind.
Du kannst einen Benutzer mehreren Benutzergruppen zuordnen.
Um einen Benutzer aus einer Benutzergruppe zu entfernen, entferne den Benutzer über das Kontextmenü in der Übersicht. Bitte beachte, dass der Benutzer mindestens einer aktiven Benutzergruppe zugeordnet sein muss, damit er sich an Elements anmelden kann.
Wenn für die betreffende Benutzergruppe eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, erhältst du ggf. einen Hinweis, welche Auswirkungen das Entfernen oder Deaktivieren eines Benutzers aus der Benutzergruppe hat.
Begrenzung der sichtbaren Ergebnismenge
Du kannst für die Benutzergruppe definieren, wie viele Suchergebnisse bei der Suche im entsprechenden Bereich angezeigt werden sollen. Das führt auch noch einmal zu einer Optimierung der Anzeigegeschwindigkeit der Suchergebnisse, da immer nur die relevantesten Suchergebnisse angezeigt werden.
Ein Benutzer, der Mitglied dieser Benutzergruppe ist sieht, wenn ihm nur eine Teilmenge von mehreren Treffern angezeigt wird. Dann kann er durch Anpassung bzw. Erweiterung der Suchbegriffe die Treffermenge weiter eingrenzen.
Persistente Arbeitsbereiche
Als Administrator kannst du definieren, welche Arbeitsbereiche den Benutzern einer Benutzergruppe permanent angezeigt werden. Sobald diese Benutzer Elements aufrufen, werden die Arbeitsbereiche in der Reihenfolge angezeigt, die in den Grundlagen eingerichtet ist. Diese Arbeitsbereiche kann der Benutzer nicht schließen.
Neben den dir bekannten Entitäten kannst du auch auf alle zusätzlichen Informationen zugreifen, die du im Bereich Inhalte > Zusätzliche Informationen (s. Zusätzliche Informationen verwalten) im Register „Individuelle Links“ definiert und für die gewünschte Business-Login-Gruppe freigegeben hast.
Mit dieser Einstellung kannst du die Benutzer bei der täglichen Arbeit unterstützen, da sie nicht aus Versehen Arbeitsbereiche schließen können und diese zum Arbeiten und Recherchieren nutzen können.
Sicherheit
Wenn du unter die 2FA aktiviert hast, wird das Register „Sicherheit“ angezeigt. Solltest du bereits systemweit einen oder mehrere Faktoren aktiviert haben, so sind diese auch für alle Benutzer- oder Business-Login-Gruppen gültig. Daher werden dir diese Faktoren aktiv angezeigt. Du kannst sie allerdings nicht deaktivieren.
Sind hingegen systemweit nicht alle oder gar kein Faktor aktiviert, so kannst du pro Benutzer- oder Business-Login-Gruppe festlegen, ob deren Mitglieder einen zweiten Faktor zur Anmeldung an Elements benötigen.
Sobald du einen Faktor gewählt hast, ist es egal ob dieser Faktor im Benutzerprofil der Mitglieder inaktiv ist, denn diese Einstellung übersteuert die Einstellung beim Benutzer.
Benutzergruppe hinzufügen
Möchtest du eine Benutzergruppe hinzufügen, kannst du das machen, indem du in der Liste der Benutzergruppen in der letzten Zeile auf „+ Hinzufügen“ klickst. Bevor die Benutzergruppe angelegt wird, musst du die Benutzergruppe benennen und dieser eine Berechtigungsstruktur zuordnen. Diese Berechtigungsstruktur gibt vor, welche Berechtigungen Mitglieder der Benutzergruppe maximal erhalten können. Es stehen zwei Berechtigungsstrukturen zur Auswahl.
Berechtigungsstruktur „Administrator“
Mitglieder einer Benutzergruppe mit der Berechtigungsstruktur „Administrator“ können alle Einstellungen im Administrationsbereich vornehmen. Daten aus dem ERP-System können diese Benutzer allerdings nur lesen bzw. einsehen.
Benutzer, die lediglich Benutzergruppen mit dieser Berechtigungsstruktur zugeordnet sind, sind Administratoren im lizenzrechtlichen Sinne. Daher kann zeitgleich lediglich ein als Administrator ausgewiesener Benutzer in Elements angemeldet sein. Sobald sich ein zweiter Administrator in Elements anmeldet, wird ihm die Anmeldung mit einem entsprechenden Hinweis verwehrt.
Allerdings kann dieser Administrator den bereits an Elements angemeldeten Administrator abmelden. Er wird dann in Elements angemeldet und der bereits angemeldete Administrator wird mit einem entsprechenden Hinweis von Elements abgemeldet.
Berechtigungsstruktur „CRM“
Mitglieder einer Benutzergruppe mit der Berechtigungsstruktur „CRM“ können alle Daten aus dem ERP-System mit Ausnahme der Artikel lesen, bearbeiten und neu anlegen. Artikeldaten können nur gelesen werden. Die Benutzer können allerdings keine Einstellungen im Administrationsbereich vornehmen.
Mit dieser Einstellung kannst du die Benutzer bei der täglichen Arbeit unterstützen, da sie nicht aus Versehen Arbeitsbereiche schließen können und diese zum Arbeiten und Recherchieren nutzen können.
Die Berechtigungsstruktur lässt sich im Nachhinein nicht ändern.
Wenn ein Benutzer alle Rechte in Elements haben soll, musst du ihm zwei Benutzergruppen zuweisen. Eine Benutzergruppe muss der Berechtigungsstruktur „Administrator“ und die andere der Berechtigungsstruktur „CRM“ zugeordnet sein.
Benutzergruppe löschen oder deaktivieren
Benutzer können sich in Elements nur anmelden, wenn sie mindestens einer Benutzergruppe zugeordnet sind und diese Benutzergruppe aktiv ist.
Achte daher bitte darauf, dass alle zugeordneten Benutzer mindestens einer anderen Benutzergruppe zugeordnet sind, wenn du eine Benutzergruppe deaktivieren willst. Andernfalls können sich die Benutzer nicht mehr an Elements anmelden.
Über das Kontextmenü kannst du eine Benutzergruppe unwiderruflich löschen. Somit werden auch alle in der Benutzergruppe gesetzten Berechtigungen gelöscht. Bitte beachte auch, dass der Benutzergruppe zugeordnete Benutzer sich nicht mehr in Elements anmelden können, wenn du die Benutzergruppe löschst.
Wenn für die betreffende Benutzergruppe eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, erhältst du ggf. einen Hinweis, welche Auswirkungen das Löschen oder Deaktivieren der Benutzergruppe hat.
Damit zumindest immer mindestens ein Benutzer sich als Administrator in Elements anmelden kann, wird das Löschen oder Deaktivieren der letzten Benutzergruppe mit der Berechtigungsstruktur „Administrator“ verhindert.
Benutzergruppe kopieren
Möchtest du eine von dir eingerichtete Benutzergruppe mit kleinen Änderungen für andere Benutzer nutzen, so kannst du die Benutzergruppe einfach kopieren. Klicke dazu die gewünschte Benutzergruppe mit der rechten Maustaste an und wähle den Eintrag „Benutzergruppe kopieren“ aus.
Die Benutzergruppe wird mit allen Feldern und Berechtigungen kopiert und unten an den Benutzergruppen eingefügt. Du erkennst die neue Benutzergruppe an der gleichen Bezeichnung, die lediglich um den Zusatz „- Kopie“ erweitert ist.
Bitte beachte, dass die Kopie bereits aktiviert sein kann und dass auch die Mitglieder aus der kopierten Benutzergruppe übernommen worden sind.
Berechtigung auf neue Entitäten automatisch vergeben
Werden neue Entitäten oder Funktionen (durch Updates) hinzugefügt, so kannst du festlegen, ob diese automatisch Berechtigungen erhalten oder nicht. Dazu stehen dir an verschiedenen Stellen Möglichkeiten zur Verfügung, die automatische Vergabe von Berechtigungen ein- oder auszuschalten.
Wenn du möchtest, dass die Benutzer der Benutzergruppe automatisch alle Berechtigungen auf neue, durch Updates hinzugefügte Entitäten erhalten, aktiviere „Neue Entitäten automatisch erlauben“.
